181. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные согласно настоящей Инструкции, составляются описи.
Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи дел составляются в каждом отделе ежегодно, до 25 сентября. По описям дел документы передаются в архив Главного управления. Описи дел, подготовленные отделами, служат основой для подготовки сводной описи дел Главного управления, которую готовит работник, ответственный за ведение архивного дела в Главном управлении, ежегодно, до 30 декабря. По сводной описи дела передаются на государственное хранение в Исторический архив.
182. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
1) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
2) в описи дел используется валовая нумерация;
3) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые выносятся на обложку дела;
4) при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи дел заголовок воспроизводится полностью);
5) графа описи дел "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, наличия и т.п.
183. Опись дел отдела подписывается составителем с указанием его должности и утверждается начальником отдела Главного управления.
184. Описи для дел постоянного хранения составляются по форме согласно приложению N 33 к настоящей Инструкции, временного (свыше 10 лет) хранения - по форме согласно приложению N 34 к настоящей Инструкции, по личному составу - по форме согласно приложению N 35 к настоящей Инструкции.
185. Годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу составляются работником, ответственным за ведение архивного дела в Главном управлении. Согласованные с ЭК Главного управления годовые разделы описей представляются на согласование ЭПК Министерства культуры Омской области ежегодно, до 15 января, и утверждаются начальником Главного управления.