139. В Главном управлении осуществляется формирование документального фонда из образующихся в процессе его деятельности документов.
140. Формирование документального фонда Главного управления осуществляется организационным отделом Главного управления путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Главного управления.
141. Номенклатура дел Главного управления - систематизированный перечень заголовков дел, заведенных в Главном управлении, с указанием сроков их хранения и оформленный по форме согласно приложению N 27 к настоящей Инструкции.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
142. Сводная номенклатура дел Главного управления:
1) составляется организационным отделом Главного управления и подписывается начальником организационного отдела Главного управления;
2) утверждается начальником Главного управления после согласования ЭК Главного управления не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
3) один раз в 5 лет согласовывается экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Омской области (далее - ЭПК Министерства культуры Омской области);
4) в случае изменения функций и структуры Главного управления подлежит согласованию ЭПК Министерства культуры Омской области.
143. После утверждения номенклатуры дел отделы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
144. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия отделов Главного управления. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Главного управления.
145. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы, и вопросы деятельности Главного управления, кроме печатных изданий. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления, распоряжения Правительства Омской области, Законодательного Собрания Омской области, указы, распоряжения Губернатора Омской области, располагаются перед заголовками дел с правовыми актами Главного управления. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы Главного управления.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (разные материалы, общая переписка и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.