150. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел Главного управления и систематизация документов внутри дела.
Формирование дел осуществляется работниками Главного управления, ответственными за ведение делопроизводства в отделах.
151. Исполненные документы работники Главного управления, ответственные за ведение делопроизводства в отделах, передают в организационный отдел Главного управления для их дальнейшего хранения в организационном отделе Главного управления или архиве Главного управления, если сроки хранения документов в организационном отделе Главного управления истекли.
Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
152. Документы, подлежащие хранению в отделах, формируются в дела работниками, ответственными за ведение делопроизводства в отделах.
153. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
1) помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел Главного управления;
2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
3) приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся;
4) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих на следующий календарный год;
5) раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
6) помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
7) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);