170. Дела в отделах Главного управления подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дел проводится работниками соответствующих отделов, ответственными за ведение и формирование дел.
171. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:
1) подшивку или переплет дела;
2) нумерацию листов дела;
3) составление листа-заверителя;
4) составление внутренней описи документов (в необходимых случаях);
5) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
6) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
172. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение в скоросшивателях, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.
173. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Внутренняя опись нумеруется отдельно.
174. Листы нумеруются графитным карандашом в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Фотографии, иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.