117. По каналам факсимильной и электронной связи передаются документы, в которых содержится информация, требующая срочной передачи. К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.
118. Для оперативного решения вопросов используются телефонограммы, факсограммы и электронные письма.
Тексты телефонограмм, факсограмм и электронных писем подписываются начальником Главного управления или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления.
119. Телефонограммы и факсограммы принимаются и отправляются ведущим инженером организационного отдела Главного управления.
120. При передаче текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
1) передаваемый документ (текст, схема, графическое изображение) должен быть выполнен на бумаге формата А4 черным цветом;
2) ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего отдела Главного управления;
3) запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".
Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи. Принятая телефонограмма оформляется в виде рукописной информации.
Текст факсограммы передается посредством факсимильной связи.
При подготовке отправляемой телефонограммы (факсограммы) сообщаются (указываются) подлежащая передаче информация, должность, инициалы и фамилия работника Главного управления, передавшего телефонограмму (факсограмму). На отправляемой телефонограмме указываются должность, инициалы и фамилия работника организации, принявшего телефонограмму.
Исходящие документы посредством электронной связи отправляются делопроизводителем организационного отдела Главного управления.
121. При получении документов в электронном виде организационный отдел Главного управления осуществляет их первичную проверку в соответствии с пунктом 46 настоящей Инструкции.