135. Все входящие и исходящие документы за определенный период времени (месяц, год) подлежат количественному учету для определения объема документооборота.
Учет документов в СЭДО ведется раздельно по входящим и исходящим документам, а также по корреспондентам (адресатам).
Подсчет количества документов производится при помощи СЭДО.
За единицу подсчета принимается экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении (за исключением случаев, когда копия представляет собой единственный экземпляр документа).
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
Единицей подсчета документа в электронном виде является документ в электронном виде, зарегистрированный в СЭДО.
136. Информационные, служебные и пояснительные записки на имя начальника Главного управления, заместителей начальника Главного управления или начальников отделов Главного управления, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются соответствующими должностными лицами Главного управления, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования в работе) в отделы Главного управления или помещаются в дела Главного управления.
Вышеуказанные документы в электронном виде в СЭДО являются юридически значимыми.
137. Документы, указанные в пункте 51 настоящей Инструкции, согласовываются с начальником отдела Главного управления, ответственного за подготовку данного документа, и заместителем начальника Главного управления, координирующим деятельность данного отдела Главного управления.
138. Организационный отдел Главного управления формирует и представляет начальнику Главного управления документы для рассмотрения три раза в день (в 9.00, 12.00 и 16.00 часов). Документы для рассмотрения заместителями начальника Главного управления представляются организационным отделом Главного управления три раза в день по мере их поступления от начальника Главного управления.