6.1. Министерство получает сведения о персональных данных, предоставленных субъектом персональных данных из следующих документов:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, содержащее сведения об идентификационном номере налогоплательщика;
- документы воинского учета, содержащие сведения о воинском учете военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании, о квалификации или о наличии специальных знаний или специальной подготовки, содержащий сведения об образовании, профессии;
- иные документы и сведения, предоставляемые субъектом персональных данных при приеме на работу, а также в процессе работы.
Субъект персональных данных обязан представлять Министерству достоверные сведения о себе. Министерство имеет право проверять достоверность указанных сведений в порядке, не противоречащем законодательству Российской Федерации.
6.2. Субъект персональных данных является собственником своих персональных данных и самостоятельно решает вопрос передачи Министерству своих персональных данных. Все персональные данные субъекта персональных данных Министерство получает непосредственно у указанных субъектов, за исключением персональных данных лиц, сведения о которых представляют в Министерство лица, обращающиеся в Министерство с целью представления к награждению (соответствующие персональные данные предоставляются их оператором с согласия субъекта персональных данных в соответствии с законодательством).
6.3. Если персональные данные субъекта персональных данных возможно получить исключительно у третьей стороны, то субъект персональных данных должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Министерство должно сообщить субъекту персональных данных о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа субъекта персональных данных представить письменное согласие на их получение.
6.4. Условием обработки персональных данных субъекта персональных данных является его письменное согласие. В Министерстве утверждается Типовая форма согласия на обработку персональных данных гражданских служащих Министерства, иных субъектов персональных данных.
Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных.
6.5. Согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных не требуется в следующих случаях:
- обработка персональных данных осуществляется на основании федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов персональных данных, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия оператора;
- обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения трудового или иного договора или соглашения между работником и Министерством;
- обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;
- обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение его согласия при данных обстоятельствах невозможно;
- осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию в соответствии с федеральными законами.
6.6. Для обработки персональных данных, содержащихся в письменном согласии субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, дополнительное согласие не требуется.
6.7. В случае недееспособности субъекта персональных данных согласие на обработку его персональных данных в письменной форме дает его законный представитель.
В случае смерти субъекта персональных данных согласие на обработку его персональных данных при необходимости дает в письменной форме один из его наследников, если такое согласие не было дано субъектом персональных данных при его жизни.
6.8. Персональные данные в Министерстве обрабатываются с использованием средств автоматизации и (или) без использования таких средств.
6.9. Круг лиц, допущенных к работе с персональными данными субъектов персональных данных, определяется правовым актом Министерства.
6.10. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки.
6.11. Для хранения персональных данных используются специально оборудованные шкафы или сейфы, которые запираются на ключ.
Помещения, в которых хранятся персональные данные субъектов персональных данных, в рабочее время при отсутствии в них работников должны быть закрыты.
Проведение уборки помещений, в которых хранятся персональные данные, должно производиться в присутствии соответствующих работников.