110. По каналам факсимильной и электронной связи передаются документы, в которых содержится информация, требующая срочной передачи. К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.
111. Для оперативного решения вопросов используются телефонограммы, факсограммы и электронные письма.
Текст телефонограмм, факсограмм и электронных писем подписывается Министром, первым заместителем Министра или заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями.
112. Телефонограммы и факсограммы принимаются работником отдела документооборота, секретарем приемной Министра, первого заместителя Министра, заместителей Министра, отправка телефонограмм и факсограмм осуществляется работником соответствующего структурного подразделения Министерства.
113. При передаче текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
1) передаваемый документ (текст, схема, графическое изображение) должен быть выполнен на бумаге формата А4 черным цветом;
2) ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения Министерства;
3) запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".
Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи. Принятая телефонограмма оформляется в виде рукописной информации.
Текст факсограммы передается посредством факсимильной связи.
При подготовке отправляемой телефонограммы (факсограммы) сообщаются (указываются) подлежащая передаче информация, должность, инициалы и фамилия работника Министерства, передавшего телефонограмму (факсограмму). На отправляемой телефонограмме указываются должность, инициалы и фамилия работника организации, принявшей телефонограмму.
Исходящие документы посредством электронной связи отправляются ответственным исполнителем.
114. При получении электронных документов отдел документооборота осуществляет их первичную проверку в соответствии с пунктом 12 настоящей Инструкции.
Поступавшие электронные документы регистрируются как входящие документы и направляются на рассмотрение Министру или первому заместителю Министра, заместителям Министра в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями, после чего направляются ответственным исполнителям.