130. Номенклатура дел Министерства - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, которые заводятся в Министерстве, с указанием сроков их хранения и оформленный согласно приложению N 26 к настоящей Инструкции.
Номенклатура дел Министерства предназначена для организации группировки исполненных документов Министерства в дела, систематизации и учета дел, индексации дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного хранения.
131. Сводная номенклатура дел Министерства:
1) составляется ответственным за делопроизводство и архив Министерства на основе номенклатур дел структурных подразделений;
(в ред. Приказа Министерства труда и социального развития Омской области от 01.08.2016 N 113-п)
2) утверждается Министром после согласования ЭК Министерства не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
3) один раз в 5 лет согласовывается экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела (далее - ЭПК);
4) в случае изменения функций и структуры Министерства подлежит согласованию ЭПК.
132. После утверждения сводной номенклатуры дел Министерства структурные подразделения Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
133. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений Министерства. В номенклатуре дел Министерства разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.
134. В номенклатуру дел Министерства включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности Министерства, кроме печатных изданий. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления, распоряжения Правительства Омской области, Законодательного Собрания Омской области, Указы, распоряжения Губернатора Омской области, располагаются перед заголовками дел с правовыми актами Министерства. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы Министерства.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (разные материалы, общая переписка и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
135. Графы номенклатуры дел Министерства, его структурных подразделений заполняются следующим образом: