46. Регистрация документов в Министерстве - фиксация факта создания или прямого поступления документа путем присвоения ему регистрационного номера и даты документа.
47. Входящие документы, поступившие в Министерство, регистрируются независимо от способа их доставки и передачи один раз в день поступления, при поступлении указанных документов в нерабочее время - на следующий день, создаваемые в Министерстве документы - в день подписания или утверждения либо при поступлении в нерабочее время на следующий рабочий день.
Служебные документы, которые поступили в Министерство, минуя отдел документооборота, должны быть сданы в отдел документооборота для регистрации в тот же день.
48. Документы регистрируются и учитываются отделом документооборота в СЭДО путем создания регистрационно-контрольных карточек документов (далее - РКК) с включением в них электронных документов или электронных образов документов, проставлением оттиска штампа по форме согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции и заполнением следующих полей:
1) входящий номер;
2) индекс дела;
3) дата регистрации;
4) корреспондент;
5) адрес корреспондента;
6) номер документа;
7) дата документа;
8) автор документа;
9) заголовок (краткое содержание);
10) вид документа;