171. Архив Министерства ведет работник Отдела Департамента Министерства, в должностные обязанности которого входит организация хранения и обеспечение сохранности документов Министерства, поступивших в архив на хранение.
(в ред. Приказа Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 09.06.2017 N 39)
172. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел структурных подразделений в соответствии с графиком, составленным работником отдела информационного обеспечения и согласованным с руководителями структурных подразделений Министерства.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
173. Прием дел производится работником Отдела Департамента Министерства в присутствии работника структурного подразделения Министерства с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела. В конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника Отдела Департамента Министерства и лица, передавшего дела.
(в ред. Приказа Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 09.06.2017 N 39)
174. Дела и описи дел передаются в архив Министерства сотрудниками структурных подразделений Министерства с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив Министерства (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив Министерства несет структурное подразделение Министерства, передающее документы).
175. Работником Отдела Департамента Министерства предварительно проверяется правильность формирования, оформления дел и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с Номенклатурой. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению работниками структурного подразделения Министерства.
(в ред. Приказа Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 09.06.2017 N 39)
В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по Номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения Министерства и передается вместе с описью дел структурного подразделения Министерства в ведомственный архив. Работником Отдела Департамента Министерства составляется акт недостачи дел (приложение N 21), который утверждается заместителем Министра.
(в ред. Приказа Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 09.06.2017 N 39)
176. Вместе с делами в архив Министерства передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.
В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных (реорганизационных) мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и Номенклатуре.
177. По результатам экспертизы ценности документов работником Отдела Департамента Министерства составляются годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения (приложение N 22) и дел по личному составу Министерства (приложение N 23), а также акты о выделении дел к уничтожению.