Архивные документы, хранящиеся в архивах края, являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации - неотъемлемой частью историко-культурного наследия Красноярского края, одним из символов российской государственности.
Общий объем архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, сосредоточенных в архивах края, по данным централизованного государственного учета составляет на 1 января 2012 года 3 308 917 дел, из них 45% хранится в КГКУ «ГАКК» и 55% - в 57 муниципальных архивах края. Структура архивных документов представлена управленческими документами на бумажных носителях (58%), научно-технической (1,3%) и аудиовизуальной документацией (1,6%). Значительный объем документов составляют документы по личному составу (39%).
Согласно действующему законодательству архивные документы должны храниться в нормативных условиях, обеспечивающих их вечное хранение и безопасность.
Создание нормативных условий хранения документов это сложный, дорогостоящий и многоплановый процесс. На способы и методы ее решения существенное влияние оказывает множество факторов, в том числе экономические возможности и достигнутый технический уровень.
В последние годы произошли позитивные изменения в области архивного дела в Красноярском крае. Так, завершается строительство пристройки к зданию КГКУ «ГАКК» по ул. Робеспьера, 4 в г. Красноярске. Выделены здания, приспособленные для хранения архивных документов для Енисейского районного, Железногорского, Зеленогорского, Красноярского и Туруханского муниципальных архивов края. В здании КГКУ «ГАКК» по ул. Робеспьера, 4, Енисейском районном, Красноярском и Минусинском муниципальных архивах края установлены автоматические системы пожаротушения. Увеличилась доля муниципальных архивов края, оснащенных современными системами пожарной (59%) и охранной сигнализации (51%), а также доля архивных документов, хранящихся на металлических стеллажах (87%) и в архивных коробках (86%). Для КГКУ «ГАКК» приобретено современное микрофильмирующее и листодоливочное оборудование.
Вместе с тем проводимый архивным агентством Красноярского края на протяжении ряда лет мониторинг модернизации инфраструктуры муниципальных архивов края (далее - мониторинг) свидетельствует о противоречивой ситуации в сфере материально-технического и информационного обеспечения архивов, сложившейся в муниципальных образованиях Красноярского края.
С одной стороны, быстрыми темпами идет пополнение муниципальных архивов края новыми комплексами документов, с другой - наблюдается недостаток финансовых ассигнований, направляемых на развитие их материально-технической базы, устранение предписаний государственных надзорных органов.
Мониторинг показал, что в подавляющем большинстве зданий и помещений муниципальных архивов края не в полной мере поддерживаются нормативные режимы хранения архивных документов: противопожарный, охранный, температурно-влажностный, световой и санитарно-гигиенический (далее - нормативные режимы хранения).
Все муниципальные архивы края расположены в приспособленных помещениях. Однако, в нарушение требований Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (далее - Правила), и Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12.01.2009 № 3 (далее - Специальные правила), 41% муниципальных архивов края не оборудован пожарной и 49% муниципальных архивов края - охранной сигнализациями.
В 65% муниципальных архивов края длительное время не проводился ремонт.
В 19% муниципальных архивов края эксплуатируется свыше 1,5 тысячи погонных метров (далее - п. м) деревянных стеллажных полок, что существенно ухудшает пожарную безопасность и создает угрозу утраты архивных документов.
К числу негативных факторов относится и отсутствие корреляции между приемом архивных документов (ежегодно около 100,0 тыс. дел) и приростом архивных полок (ежегодно около 1700 п. м). В результате степень загруженности 35% муниципальных архивов края составляет от 90% до 100%, а в 25% муниципальных архивов края - 100% и выше. По этой причине хранение архивных документов осуществляется не только в архивохранилищах, но и других помещениях основного назначения, а в муниципальных архивах Курагинского и Емельяновского муниципальных районов Красноярского края архивные документы рассредоточены по разным зданиям, территориально удаленным друг от друга на значительное расстояние.
Приобретение зданий, капитальный ремонт и реконструкция действующих помещений, установка современных передвижных стеллажей позволят не только создать нормативные условия для хранения документов, но и сформировать резерв не менее чем на 10-15, а в ряде случаев и на 20 лет.
Вместе с тем анализ технических характеристик помещений, занимаемых муниципальными архивами Емельяновского, Мотыгинского и Рыбинского муниципальных районов Красноярского края, показал, что ни реконструкция, ни установка современных передвижных стеллажей не решат проблему дефицита площадей и не создадут резерва даже на ближайшие 5 лет.
Выходом из создавшейся ситуации является строительство зданий для муниципальных архивов края по специально разработанной проектной документации повторного применения на строительство здания для архива на 100,0 тыс. дел.
Реформирование архивной отрасли способствовало ее относительно быстрой адаптации к новым условиям и потребностям изменившегося общества, прежде всего в части расширения возможностей использования документов.
Открытость архивов, выдача из хранилищ недоступных ранее документальных комплексов, рассекречивание архивных документов обусловили интенсификацию движения фондов и дел, обострили проблемы организации их хранения, подготовки для использования. Только за 2007-2011 годы объем выдачи документов из хранилищ составил 1 839 328 дел, то есть 56% от общего объема хранящихся архивных документов.
Длительное хранение и интенсивное использование архивных документов приводят к ухудшению физического состояния их материальной основы, а в ряде случаев и возникновению затухающих текстов. В результате архивные документы становятся недоступными для пользователей и могут быть безвозвратно утрачены для общества.
Применение современных технологий микрофильмирования и оцифровки архивных документов позволяет сохранить затухающие тексты и сделать их доступными для пользователей. С 2007 года с применением данных технологий в КГКУ «ГАКК» создается электронный фонд пользования на особо ценные и интенсивно используемые документы, позволяющий, во-первых, ускорить процесс получения необходимой пользователю информации, во-вторых, защитить материальный носитель и текст документа от пагубного воздействия света при копировании. В настоящее время в электронную форму переведено 4 274 дела, что составляет 0,13% от общего объема дел, сосредоточенных в архивах края.
Несмотря на явные преимущества оцифровки документов, отсутствие специализированного сканирующего оборудования в муниципальных архивах края не позволяет им создавать аналогичный электронный фонд пользования архивных документов (далее - электронный фонд пользования) даже на особо ценные документы.
Проведенное в 2010 году всероссийское анкетирование внедрения информационно-коммуникационных технологий в деятельность архивов наряду с мониторингом выявило:
во-первых, снижение степени безопасности хранения архивных документов (особенно в муниципальных архивах) при сохранении высокого уровня общественных потребностей в использовании их информационного потенциала;
во-вторых, низкий уровень внедрения информационно-коммуникационных технологий в деятельность архивов края в части перевода архивных фондов в электронную форму и обеспечения удаленного доступа широких слоев населения к информационным ресурсам архивов.
В 28 муниципальных архивах края технические характеристики применяемой компьютерной техники не соответствуют требованиям, позволяющим реализовать Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в части государственного учета архивных документов и создания к ним научно-справочного аппарата на основе внедрения отраслевого ПК «Архивный фонд» и Стратегию развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденную Президентом Российской Федерации 07.02.2008 № Пр-212, в части перевода архивных фондов в электронную форму.
Программа в части информатизации предусматривает создание электронных описей во всех архивах края, увеличение объема электронного фонда пользования в КГКУ «ГАКК» и создание технических условий для формирования электронных фондов пользования на особо ценные документы в 4 муниципальных архивах края. Это в совокупности с созданием единой информационной среды взаимодействия между архивным агентством Красноярского края, КГКУ «ГАКК» и муниципальными архивами края не только обеспечит доступ граждан и организаций к поисковым средствам и электронным копиям архивных документов, в том числе на основе удаленного доступа (прежде всего через информационно-коммуникационную сеть Интернет), но и повысит качество информационного обслуживания населения и оказания государственных услуг в электронной форме, открытость и эффективность работы архивов края (абзац в редакции, введенной в действие с 07 сентября 2013 года постановлением Правительства Красноярского края от 29 августа 2013 года N 417-п, - см. предыдущую редакцию).
Очевидно, что масштаб, актуальность и острота стоящих перед архивами края проблем не позволяют решать их исключительно в рамках текущего финансирования и реализации отдельных проектов. Необходим комплексный подход с взаимоувязанными по срокам и ресурсам мероприятиями, который позволит не только максимально обеспечить вечное хранение архивных документов, являющихся частью историко-культурного наследия Красноярского края, но и перевести их в электронную форму.
Принятие данной программы обусловлено Федеральным законом от 06.10.1999 № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации», пункт 3 части 2 статьи 26.3 которого относит формирование и содержание архивных фондов к полномочиям субъекта Российской Федерации.
Согласно статье 2 Закона Красноярского края от 16.11.2005 № 16-4022 «О полномочиях органов государственной власти Красноярского края в области архивного дела» Правительство края наделено полномочиями по обеспечению государственной поддержки деятельности органов местного самоуправления и утверждению долгосрочных целевых программ в области архивного дела.