О проектной деятельности областных исполнительных органов Новосибирской области, государственных органов Новосибирской области (с изменениями на 25 января 2024 года)

N п/п

Название действия

Ответственный

Предшествующее событие

Входящий документ

Описание

Продолжительность, рабочие дни

Результат

1

Передача результатов проекта ключевым пользователям

Руководитель проекта (далее - РП)

Обновлен статус проекта в реестре проектов после получения последнего результата в проекте

Документы, подтверждающие получение результатов проекта

РП организует передачу результатов проекта ключевым пользователям. При необходимости проводятся мероприятия по информированию общественности о результатах проекта. Далее переход к действию N 2 и действию N 3

5

Протокол передачи результатов проекта

2

Осуществление необходимых процедур по закрытию контрактов

РП

Результаты проекта переданы ключевым пользователям

Государственный(ые) контракт(ы);
акты приемки промежуточных этапов

Если в проекте задействованы подрядчики, РП оказывает помощь при коммуникациях подрядчиков с ГКУ НСО «УКСис» по закрытию контракта. Далее переход к действию N 3

30

Закрытый(ые) госконтракт(ы)

3

Проведение совещания по выявлению извлеченных уроков по проекту

РП

Результаты проекта переданы ключевым пользователям

Отчеты для Проектного комитета;
запросы на изменение;
отчет об извлеченных уроках реализации проекта

РП организует совещание команды проекта по выявлению извлеченных уроков: непредвиденных негативных ситуаций, случившихся в проекте, которых в будущем нужно избегать, и позитивных ситуаций, которые можно использовать в будущих проектах.
Далее переход к действию N 4

1

Отчет об извлеченных уроках реализации проекта

4

Подготовка итогового отчета реализации проекта

РП

Отчет об извлеченных уроках реализации проекта сформирован

Отчет об извлеченных уроках реализации проекта;
отчеты для Проектного комитета;
запросы на изменение;
шаблон итогового отчета реализации проекта

Не позднее 14 рабочих дней после прохождения последней контрольной точки проекта РП формирует итоговый отчет реализации проекта и направляет на согласование в Проектный офис.
Далее переход к действию N 5 (для
ведомственных проектов) или к действию N 8 (для региональных проектов)

14

Итоговый отчет реализации проекта

5

Рассмотрение итогового отчета реализации

ведомственного

проекта

Отраслевой Проектный офис (далее -ОПО)

Итоговый отчет реализации

ведомственного проекта

подготовлен

Итоговый отчет реализации

ведомственного проекта

ОПО оценивает соответствие итогового отчета реализации  

ведомственного проекта методологии проектной деятельности

 и информирует РП о статусе рассмотрения отчета.
Если итоговый отчет реализации

ведомственного проекта

соответствует методологии, далее переход к действию N 13.
Если итоговый отчет реализации

ведомственного проекта

 не соответствует методологии, далее переход к действию N 6

3

Электронное письмо

6

Направление итогового отчета реализации

ведомственного проекта

 на доработку

ОПО

Итоговый отчет реализации  

ведомственного проекта

не соответствует методологии проектного управления

Итоговый отчет реализации

ведомственного проекта

ОПО направляет перечень замечаний к итоговому отчету реализации  

ведомственного проекта

РП для доработки.
Далее переход к действию N 7

1

Электронное письмо с замечаниями ОПО

7

Доработка итогового отчета реализации

ведомственного проекта

РП

Получены замечания к итоговому отчету реализации

ведомственного проекта

  от ОПО

Электронное письмо с замечаниями ОПО

РП дорабатывает итоговый отчет реализации

ведомственного проекта

 с учетом замечаний, полученных от ОПО, и направляет отчет на повторное рассмотрение.
Далее переход к действию N 5

3

Итоговый отчет реализации проекта с учетом замечаний ОПО

8

Рассмотрение итогового отчета реализации регионального/
приоритетного

ведомственного проекта

Региональный Проектный офис (далее - РПО)

Итоговый отчет реализации регионального/
приоритетного

ведомственного проекта

подготовлен

Итоговый отчет реализации регионального/
приоритетного

ведомственного проекта

РПО оценивает соответствие итогового отчета реализации регионального/приоритетного

ведомственного проекта

  методологии проектной деятельности и информирует РП о статусе рассмотрения отчета.
Если итоговый отчет реализации регионального/приоритетного

ведомственного проекта

 соответствует методологии, далее переход к действию N 11.
Если итоговый отчет реализации регионального/приоритетного

ведомственного проекта

 не соответствует методологии, далее переход к действию N 9

3

Электронное письмо

9

Направление итогового отчета реализации регионального/
приоритетного

ведомственного проекта

 на доработку

РПО

Итоговый отчет реализации регионального/
приоритетного

ведомственного проекта

 не соответствует методологии проектного управления

Итоговый отчет реализации проекта

РПО направляет перечень замечаний к итоговому отчету реализации регионального/приоритетного

ведомственного проекта

 РП для доработки.
Далее переход к действию N 10

1

Электронное письмо с замечаниями РПО

10

Доработка итогового отчета реализации регионального/
приоритетного

ведомственного проекта

РП

Получены замечания к итоговому отчету реализации регионального/
приоритетного

ведомственного проекта

 от РПО

Электронное письмо с замечаниями РПО

РП дорабатывает итоговый отчет реализации регионального/приоритетного

ведомственного проекта

  с учетом замечаний, полученных от РПО, и направляет отчет на повторное рассмотрение.
Далее переход к действию N 8

3

Итоговый отчет реализации проекта с учетом замечаний РПО

11

Подготовка заседания регионального Проектного комитета (далее - РПК)

РПО

Итоговый отчет реализации регионального/
приоритетного

ведомственного проекта

согласован

Итоговый отчет реализации регионального/
приоритетного

ведомственного проекта

РПО формирует повестку заседания РПК, информирует членов РПК о дате заседания, обеспечивает готовность документов по региональному/ведомственному проекту к рассмотрению на заседании РПК.
Далее переход к действию N 12

5

Повестка заседания РПК

12

Принятие решения о завершении регионального/

ведомственного проекта

РПК

Сформирована повестка заседания РПК

Повестка заседания РПК;
итоговый отчет реализации регионального/

ведомственного проекта

РПК рассматривает итоговый отчет реализации регионального/

ведомственного проекта

 и принимает решение о завершении регионального/ведомственного проекта.
РПК вправе отправить итоговый отчет реализации регионального/

ведомственного проекта

 на доработку и отклонить предложение о завершении регионального/ведомственного проекта.

Далее переход к действию N 15

1

Протокол РПК о завершении проекта

13

Подготовка заседания отраслевого Проектного комитета (далее - ОПК)

ОПО

Итоговый отчет реализации

ведомственного проекта

согласован

Итоговый отчет реализации

ведомственного проекта;

лист согласования

ОПО формирует повестку заседания ОПК, информирует членов ОПК о дате заседания, обеспечивает готовность документов по ведомственному проекту к рассмотрению на заседании ОПК.
Далее переход к действию N 14

5

Повестка заседания ОПК

14

Принятие решения о завершении

ведомственного проекта

ОПК

Сформирована повестка заседания ОПК

Повестка заседания ОПК;
итоговый отчет реализации

ведомственного проекта

ОПК рассматривает итоговый отчет реализации

ведомственного проекта

  и принимает решение о завершении

ведомственного проекта.

ОПК вправе отправить итоговый отчет реализации

ведомственного проекта

 на доработку и отклонить предложение о завершении

ведомственного проекта.

Далее переход к действию N 15

1

Протокол ОПК о завершении проекта

15

Подготовка архива проекта для передачи в Проектный офис

Администратор (далее - АП)

Принято решение о завершении проекта

Протокол Проектного комитета о завершении проекта

АП формирует архив проекта (финальные версии всех документов по управлению проектом) и передает в Проектный офис для обновления базы знаний по проектному управлению.
Далее переход к действию N 16

1

Архив проекта

16

Расформирова-ние команды проекта

РП

Архив проекта передан в Проектный офис

Протокол Проектного комитета о завершении проекта

РП организует заключительное совещание с командой проекта, подводит общие итоги по проекту и расформировывает команду проекта.
Совещание может быть проведено в заочном формате.
Далее переход к действию N 17 (для ведомственных проектов) или к действию N 18 (для региональных проектов)

1

Протокол совещания

17

Направление запроса в РПО об обновлении статуса проекта в реестре проектов

ОПО

Команда расформирована

Протокол заключительного совещания по проекту

ОПО информирует РПО о принятии решения о завершении проекта и необходимости обновить статус проекта в реестре проектов.
Далее переход к действию N 18

1

Электронное письмо

18

Обновление статуса проекта в реестре проектов

РПО

Команда проекта расформирована;
получен запрос от ОПО об обновлении статуса проекта в реестре проектов

Протокол заключительного совещания по проекту;
электронное письмо от ОПО об обновлении реестра проектов

РПО меняет в реестре проектов стадию жизненного цикла «Завершение» на «Архив».
Проект завершен

1

Реестр проектов (обновление)