МЭРИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

г. Новосибирск

от 29 сентября 2017 года N 4455


Об Инструкции по оформлению документов в мэрии города Новосибирска

(с изменениями на 15 апреля 2020 года)

   ___________________________________________

Документ с изменениями, внесенными:    

постановлением мэрии от 15.04.2020 N 1240    

___________________________________________

В целях оформления документов в мэрии города Новосибирска, в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Регламентом мэрии города Новосибирска, руководствуясь Уставом города Новосибирска,

постановляю:

1. Утвердить Инструкцию по оформлению документов в мэрии города Новосибирска (приложение).

2. Департаменту информационной политики мэрии города Новосибирска обеспечить опубликование постановления.

3. Контроль за исполнением постановления оставляю за собой.

  Мэр города
      А. Е. Локоть

     Приложение
к постановлению мэрии
города Новосибирска
от 29.09.2017 N 4455
(В редакции, введенной
 постановлением мэрии
 от 15.04.2020 N 1240,
- см. предыдущую редакцию)

ИНСТРУКЦИЯ
по оформлению документов в мэрии города Новосибирска

1. Общие положения

1.1. Инструкция по оформлению документов в мэрии города Новосибирска (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Уставом города Новосибирска, Регламентом мэрии города Новосибирска.

1.2. Инструкция устанавливает требования к оформлению документов в мэрии города Новосибирска (далее - мэрия), в том числе к составу и оформлению реквизитов документов, бланкам документов, определяет особенности оформления отдельных видов документов, а также особенности написания отдельных наименований, слов и словосочетаний, наиболее часто употребляемых в тексте документа.

1.3. Документы оформляются на бумажном носителе на стандартных листах бумаги формата А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105  х 148 мм) на бланках или без них либо в форме электронных документов в электронных шаблонах бланков или без них и включают в себя состав обязательных сведений (реквизитов) в соответствии с Инструкцией.

Электронные шаблоны отдельных документов размещаются комитетом распорядительных документов мэрии в разделе «Шаблоны мэрии» на внутреннем информационном портале мэрии.

1.4. По общему правилу документы в мэрии создаются с использованием программы Microsoft Word, сохраняются в формате .doc, .docx, с использованием шрифта 14 пунктов Times New Roman, для расстановки страниц - 12 пунктов, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации, Новосибирской области и муниципальными правовыми актами города Новосибирска.

Документы, подготовленные с использованием программы Microsoft Word для оформления на бумаге формата А4, А3, имеют следующий размер полей:

для страниц ориентации «книжная»: левое - 25 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 15 мм;

для страниц ориентации «альбомная»: левое - 10 мм, правое - 10 мм, верхнее - 25 мм, нижнее - 15 мм.

При составлении расчетных таблиц допускается использование программы Microsoft Excel и шрифтов меньших размеров.

1.5. При подписании, согласовании любых видов документов собственноручная подпись оформляется шариковой ручкой синего или фиолетового цвета. Не допускается использовать факсимиле.

1.6. Оформление решений Совета депутатов города Новосибирска (далее - решения Совета депутатов) осуществляется в соответствии с Инструкцией на стадии подготовки их проектов структурными подразделениями мэрии.

Действие Инструкции не распространяется на отношения, связанные с оформлением решений Совета депутатов после внесения их проектов мэром города Новосибирска (далее - мэр) для рассмотрения в Совет депутатов города Новосибирска.

2. Требования к составу и оформлению реквизитов документов

2.1. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

2.2. При оформлении документов используются реквизиты:

герб города Новосибирска;

наименование организации - автора документа;

наименование структурного подразделения - автора документа;

наименование должности лица - автора документа;

справочные данные об организации;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения документа;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о приложении;

гриф согласования документа;

виза;

подпись;

отметка об электронной подписи;

печать;

отметка об исполнителе;

отметка о заверении копии;

отметка о поступлении документа;

резолюция;

отметка о контроле;

отметка о направлении документа в дело.

2.3. Реквизит «герб города Новосибирска» воспроизводится на бланках документов в одноцветном варианте с соблюдением Положения об официальном использовании официальных символов города Новосибирска, принятого решением городского Совета Новосибирска от 28.09.2005 N 95, решения Совета депутатов города Новосибирска от 22.04.2008 N 940 «Об официальных символах города Новосибирска».

Изображение герба города Новосибирска размещается по центру верхнего поля бланка документа над реквизитом «наименование организации - автора документа». Высота изображения герба города Новосибирска составляет 15 мм.

2.4. Реквизит «наименование организации - автора документа» состоит из слов «мэрия города Новосибирска» и располагается в именительном падеже ниже реквизита «герб города Новосибирска» по центру.

2.5. Реквизит «наименование структурного подразделения - автора документа» используется, если документ подготовлен (направляется) от имени структурного подразделения мэрии, размещается под наименованием «Мэрия города Новосибирска» по центру и содержит полное наименование структурного подразделения мэрии, за исключением слов «мэрии города Новосибирска».

При подготовке документа совместно двумя и более структурными подразделениями (органами) их наименования располагаются на стандартном листе бумаги, при этом наименование вышестоящего структурного подразделения (органа) размещается над наименованием нижестоящего.

В случае если автором документа является управление (комитет), входящее в структуру структурного подразделения мэрии, под наименованием структурного подразделения мэрии указывается полное наименование управления (комитета, отдела), за исключением слов «мэрии города Новосибирска».

2.6. Реквизит «наименование должности лица - автора документа» используется в бланках постановлений и распоряжений мэра, распоряжений и приказов первых заместителей мэра, заместителей мэра и располагается в бланках постановлений и распоряжений мэра под реквизитом «герб города Новосибирска», а в остальных бланках - под реквизитом «наименование организации - автора документа» по центру.

2.7. Реквизит «справочные данные об организации» указывается в бланках писем, содержит сведения о мэрии (структурном подразделении мэрии), необходимые при информационных контактах, которые включают почтовый адрес, номер телефона, номер факса (при наличии), адрес электронной почты (при наличии), сетевой адрес (при наличии), и располагается ниже реквизита «наименование организации - автора документа» или «наименование структурного подразделения - автора документа» (при наличии).

2.8. Реквизит «наименование вида документа» (слова «постановление», «распоряжение», «протокол» и т. д.) указывается на всех видах документов, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами, предусмотренными пунктами 2.4 - 2.6 Инструкции, по центру.

2.9. Реквизит «дата документа» содержит указание на дату его принятия, издания, подписания, составления, проведения заседания (протокол) или дату события, зафиксированного в документе.

На документах, подготовленных совместно двумя или более структурными подразделениями (органами), указывается одна (единая) дата.

Дата документа оформляется одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: 05.06.2017 (после даты точка не ставится, буква «г.» или слово «год» не указываются);

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г., 10 августа 2017 года.

2.10. Реквизит «регистрационный номер документа» является цифровым или буквенно-цифровым обозначением, присваиваемым документу после подписания. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте и исполнителях. Расположение реквизита зависит от вида документа.

Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумя и более структурными подразделениями (органами), состоит из регистрационных номеров документа каждого из них, оформленных через косую черту в порядке указания в документе (слева направо).

2.11. Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа» включает регистрационный номер и дату документа адресанта, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся из поступившего документа.

2.12. Реквизит «гриф ограничения доступа к документу» проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Служебное», «Конфиденциально»), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.13. Реквизит «адресат» используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.), располагается в правом верхнем углу первого листа документа с использованием одного межстрочного интервала.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

При оформлении реквизита «адресат» допускается центрировать каждую строку по отношению к самой длинной строке, например:

или выравнивать каждую строку по левому краю, например:

или выравнивать строки по ширине, например:

При направлении документа в орган, организацию (их структурное подразделение) без указания должностного лица их наименования указываются в именительном падеже.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности и фамилия указываются в дательном падеже.

В реквизите допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов, их структурных подразделений, организаций.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат или адресат оформляется обобщенно.

При рассылке документа отдельным организациям или структурным подразделениям под реквизитом «адресат» в скобках указывается «(по списку)».

На копиях правовых актов, направляемых адресатам согласно списку рассылки, указывается только один адресат: наименование структурного подразделения мэрии (органа, организации) или фамилия и инициалы должностного лица.

При адресовании документа должностному или частному лицу его инициалы ставятся после фамилии, между фамилией и инициалами и между инициалами ставится пробел (Фамилия И. О.).

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234, указываются в следующей последовательности:

наименование адресата (наименование органа, юридического лица или фамилия, инициалы гражданина);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);