9.1. Общие положения
9.1.1. СЭД - муниципальная информационная система, обеспечивающая включение документов в систему, их обработку, управление и доступ к ним в целях обеспечения деятельности мэрии.
9.1.2. Использование СЭД является обязательным для работников структурных подразделений мэрии, которым предоставлен доступ к СЭД (далее - пользователь СЭД).
Подключение органов местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений города Новосибирска (далее - муниципальные организации) к системе электронного документооборота мэрии осуществляется только при наличии технической возможности подключения к сети мэрии и при объеме документооборота со структурными подразделениями мэрии более 60 документов в месяц. (Абзац в редакции, введенной постановлением мэрии от 23.05.2023 N 2694, - см. предыдущую редакцию)
Органы местного самоуправления, муниципальные организации, которым предоставлен доступ к СЭД, обязаны использовать СЭД при отправке писем в структурные подразделения мэрии соблюдать требования настоящего раздела в части, не противоречащей организационно-правовым особенностям деятельности этих органов и организаций, в пределах, установленных соглашениями об электронном взаимодействии. (Абзац в редакции, введенной постановлением мэрии от 23.05.2023 N 2694, - см. предыдущую редакцию)
9.1.3. Предоставление доступа к СЭД осуществляется департаментом связи и информатизации мэрии на основании письма структурного подразделения мэрии (органа местного самоуправления, муниципальной организации, с которыми заключено соглашение об электронном взаимодействии) по форме согласно приложению 9 к Регламенту. (Пункт в редакции, введенной постановлением мэрии от 23.05.2023 N 2694, - см. предыдущую редакцию)
9.1.4. Руководитель структурного подразделения мэрии, органа местного самоуправления, муниципальной организации, которым предоставлен доступ к СЭД (далее - участник СЭД), назначает специалиста, ответственного за ведение делопроизводства в СЭД (далее - ответственный за делопроизводство в СЭД). (Пункт в редакции, введенной постановлением мэрии от 23.05.2023 N 2694, - см. предыдущую редакцию)
9.1.5. Работа в СЭД основывается на принципе однократного ввода информации в систему и многократного ее использования.
9.1.6. Все действия с документами в СЭД осуществляются посредством работы с карточкой документа, содержащей реквизиты документа, однозначно определяющие документ, его разработчика, должностных лиц, его согласовавших и утвердивших. Регистрационная карточка документа заполняется в соответствии с инструкцией пользователя по работе в СЭД, разработанной департаментом связи и информатизации мэрии (далее - инструкция пользователя по работе в СЭД).
Обмен документами в СЭД осуществляется без их повторной регистрации. (Пункт в редакции, введенной постановлением мэрии от 23.05.2023 N 2694, - см. предыдущую редакцию)
9.1.7. Основные действия с документами, совершаемые в СЭД:
создание электронных документов;
создание и изменение (редактирование) проектов документов;
регистрация документов;
прием, отправка, пересылка документов;
прикрепление электронных документов;
рассмотрение, согласование, утверждение документов;
создание поручений и резолюций;
контроль исполнения поручений и резолюций;
поиск документов;
ознакомление с документами;
хранение документов;
распечатывание электронных документов на бумажном носителе;
уничтожение (удаление) электронных документов.
9.1.8. Пользователи СЭД обязаны:
ежедневно перед началом работы в СЭД ознакомиться с оперативной информацией, публикуемой на главной странице СЭД специалистом департамента связи и информатизации мэрии, ответственным за делопроизводство;
в течение рабочего дня (не реже одного раза в каждые три часа) подключаться к СЭД для ознакомления с вновь созданными электронными документами, выдачи поручений, исполнения резолюций;
немедленно сообщать в департамент связи и информатизации мэрии об обнаружении неисправностей при работе в СЭД.