10.1. Поступающая (входящая) корреспонденция
10.1.1. Прием, первичная обработка и распределение поступающей (входящей) в мэрию корреспонденции, адресованной мэру, первым заместителям мэра, заместителям мэра, руководителям структурных подразделений мэрии, производятся в управлении по работе с обращениями мэрии. Регистрация корреспонденции, адресованной мэру, первым заместителям мэра, заместителям мэра производится в управлении по работе с обращениями мэрии.
10.1.2. Корреспонденция поступает в управление по работе с обращениями мэрии через почтамт, по электронной почте, факсу, телеграфу, фельдъегерской и курьерской связью по системе электронного документооборота и делопроизводства Новосибирской области (далее - СЭДД НСО). (Пункт в редакции, введенной постановлением мэрии от 26.12.2023 N 7373, - см. предыдущую редакцию)
10.1.3. Прием, регистрация и передача адресатам корреспонденции, поступающей в адрес мэрии от Совета депутатов города Новосибирска, производится в управлении по работе с обращениями мэрии.
10.1.4. При приеме корреспонденции на бумажном носителе (от нарочных) в разносной книге отправителя проставляется дата получения корреспонденции, подпись специалиста, принявшего корреспонденцию, и печать управления по работе с обращениями мэрии, за исключением корреспонденции, зарегистрированной в СЭД.
10.1.5. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложения. Ошибочно присланная корреспонденция в течение двух рабочих дней со дня поступления возвращается отправителю.
Все конверты (бандероли), адресованные мэру, первым заместителям мэра, заместителям мэра и в мэрию, вскрываются, за исключением корреспонденции с грифом «лично», которая передается адресату в закрытом виде.
10.1.6. При обнаружении повреждения корреспонденции, отсутствии корреспонденции или приложения к ней составляется акт в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в управлении по работе с обращениями мэрии и приобщается к поступившему материалу, второй - в течение трех рабочих дней со дня поступления направляется отправителю корреспонденции.
Конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения корреспонденции, а также если корреспонденция имеет личный характер, а на конверте нет надписи «лично».
10.1.7. Поступившая корреспонденция учитывается и распределяется на регистрируемую и нерегистрируемую. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в управлении по работе с обращениями мэрии, представлен в приложении 10 к Регламенту.
При регистрации корреспонденции в правой части нижнего поля первого листа документа проставляется регистрационный штамп управления по работе с обращениями мэрии, в котором указывается регистрационный номер входящей корреспонденции и дата регистрации, при необходимости указывается время поступления.
Регистрация и распределение поступившей корреспонденции осуществляется в соответствии с полномочиями первых заместителей мэра, заместителей мэра, руководителей структурных подразделений мэрии.
10.1.8. Мэру (исполняющему обязанности мэра) в обязательном порядке направляется следующая корреспонденция:
федеральные законы;
указы Президента Российской Федерации;
постановления Правительства Российской Федерации;
нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
правовые акты Новосибирской области;
иная корреспонденция, подписанная Президентом Российской Федерации, Председателем Правительства Российской Федерации, руководителем Администрации Президента Российской Федерации, полномочным представителем Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе, руководителями федеральных органов государственной власти, руководителями органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления муниципальных образований.
10.1.9. Судебная корреспонденция в целях определения адресата рассматривается работниками управления по работе с обращениями мэрии, после чего направляется в соответствующее структурное подразделение, уполномоченное представлять интересы мэрии по рассматриваемому судом спору. При возникновении затруднения в определении конкретного адресата судебная корреспонденция, адресованная в мэрию, передается для рассмотрения в департамент правовой и кадровой работы мэрии. Ошибочно направленные судебные документы подлежат возврату в управление по работе с обращениями мэрии в течение трех рабочих дней, срочные документы возвращаются в течение одного рабочего дня.
10.1.10. Корреспонденция, поступившая в адрес структурных подразделений мэрии, за исключением корреспонденции, поступившей из Совета депутатов города Новосибирска и органов прокуратуры, в управлении по работе с обращениями мэрии не регистрируется, а направляется непосредственно адресатам, которые организуют работу с корреспонденцией самостоятельно. Ответственность за организацию работы с указанной корреспонденцией несут руководители структурных подразделений мэрии.
10.1.11. Информация о входящей корреспонденции в течение трех рабочих дней со дня поступления заносится структурными подразделениями мэрии в СЭД.
10.1.12. Корреспонденция, поступившая на имя мэра, после регистрации управлением по работе с обращениями мэрии направляется мэру, первым заместителям мэра, заместителям мэра, руководителям структурных подразделений мэрии для подготовки ответа за подписью мэра (при необходимости) или за подписью первого заместителя мэра, заместителя мэра, руководителя структурного подразделения мэрии соответственно.
10.1.13. Уведомления о проведении публичных мероприятий, поданных в орган местного самоуправления в соответствии с Федеральным законом от 19.06.2004 N 54-ФЗ «О собраниях, митингах, демонстрациях, шествиях и пикетированиях», регистрируются департаментом по чрезвычайным ситуациям, мобилизационной работе и взаимодействию с административными органами мэрии в базе СЭД управления по работе с обращениями мэрии и безотлагательно. Подлинник уведомления незамедлительно направляется в отдел по организационному обеспечению деятельности заместителя мэра по организационным вопросам для подготовки проекта резолюции. Копии уведомления с отметкой о дате и времени приема передаются организатору публичного мероприятия и в департамент по чрезвычайным ситуациям и взаимодействию с административными органами мэрии. (Пункт в редакции, введенной постановлением мэрии от 27.04.2020 N 1371, постановлением мэрии от 26.12.2023 N 7373, - см. предыдущую редакцию)
10.1.14. Управление по работе с обращениями мэрии осуществляет раскладку поступившей корреспонденции для исполнения в папки-ячейки для передачи мэру, первым заместителям мэра, заместителям мэра, руководителям структурных подразделений мэрии.
10.1.15. Прием и передача корреспонденции на всех этапах прохождения в мэрии осуществляется специалистами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях мэрии.
Специалисты, ответственные за делопроизводство в отделах по организационному обеспечению деятельности первых заместителей мэра, заместителей мэра, в структурных подразделениях мэрии, ежедневно (дважды в день) получают документы в управлении по работе с обращениями мэрии под роспись в разносной книге.
10.1.16. Корреспонденция, поступившая с отметкой «Срочно», после регистрации вручается незамедлительно.