14.1. Номенклатура дел
14.1.1. Номенклатура дел разрабатывается в каждом структурном подразделении мэрии для правильной организации делопроизводства и формирования дел.
14.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков хранения документов и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) срока хранения.
14.1.3. Титульный лист и последний лист сводной номенклатуры дел структурного подразделения мэрии оформляется по форме согласно приложению 12 к Регламенту.
14.1.3.1. Индекс дела состоит из установленного в СЭД цифрового обозначения (кода) номера структурного подразделения мэрии и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения.
Вновь образованные структурные подразделения мэрии согласовывают индекс своего структурного подразделения с МКУ «Горархив». Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Индексация с цифровыми значениями от 1 до 9 оформляется двузначным числом с 0 впереди (01, 02, 03+). Например, индекс дела 02-05, где 02 - индекс структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела.
Для переходящих дел индекс рекомендуется сохранять.
14.1.3.2. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
В начале заголовка указывается наименование вида документов, включаемых в данное дело, например: Приказы начальника департамента по основной деятельности.
Не допускается употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разное», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные речевые обороты.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида документов (переписка, журнал или протоколы, приказы и др.);
название структурного подразделения (автор документа);
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
указание темы или вопроса, по которому сформированы документы в деле;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
дата (период), к которым относятся документы дела.
Заголовок дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, начинается с обобщающего слова «документы». После слова «документы» в скобках указываются основные виды документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т. д.), например: Документы (обзоры, сводки, аналитические справки) о рассмотрении обращений граждан.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с подведомственными учреждениями о подготовке к конкурсу «Учитель года».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается тема вопроса, по которому ведется переписка, например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам работы ТСЖ.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: Переписка с министерством социального развития Новосибирской области по вопросам профилактики гриппа.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее. Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с главами администраций по вопросам социальной поддержки населения.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: Годовые отчеты управления пассажирских перевозок.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Необходимо придерживаться следующей систематизации заголовков дел в номенклатуре дел структурного подразделения:
организационно-распорядительная документация: организационно-распорядительная документация вышестоящих структур (нормативные правовые акты, методические рекомендации, инструкции и т. д.), организационно-распорядительная документация структурного подразделения (приказы, штатные расписания, положения об отделах);
плановая документация;
отчетная документация;
специфическая документация структурного подразделения;
переписка;
журналы учета и регистрации.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.