Регламент
электронного документооборота с использованием электронной подписи
в органах исполнительной власти Нижегородской области
(далее - Регламент)
I. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент определяет порядок работы в системе электронного документооборота (далее - СЭДО) в органах исполнительной власти Нижегородской области при организации делопроизводства, содержит описание процесса создания, обработки электронных документов, последовательность их согласования и отправки, подписания и электронной отправки, а также описание функций по применению электронной подписи (далее - ЭП).
1.2. Регламент является обязательным для исполнения всеми органами исполнительной власти Нижегородской области, являющимися участниками электронного документооборота, обеспеченными ЭП.
1.3. Действие настоящего Регламента не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне.
1.4. В настоящем Регламенте используются следующие термины и определения:
аутентичность электронного документа - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ равнозначен подлиннику;
владелец сертификата ключа проверки электронной подписи - лицо, которому в установленном Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ "Об электронной подписи" порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органов исполнительной власти Нижегородской области (далее - ОИВ НО);
документооборот - движение документов с момента их создания или поручения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки в указанный адрес;
ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенных для создания электронной подписи;
ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанных с ключом электронной подписи и предназначенных для проверки подлинности электронной подписи (далее - проверка электронной подписи);
носитель ключевой информации - физическое устройство хранения (дискета, флэш-накопитель, защищенный носитель ключевой информации и др.), содержащее один или несколько ключей ЭП.
подписант - должностное лицо, имеющее право подписи;
подлинник документа - первый и единственный экземпляр документа;
пользователи - сотрудники ОИВ НО, имеющие доступ к СЭДО, в том числе осуществляющие регистрацию документов (регистратор), подготовку проектов резолюций (помощник), создание и утверждение резолюций (руководитель), а также исполнение поручений (исполнитель);
прикрепленный файл - текстовый или графический файл входящего, исходящего либо внутреннего документа, прикрепленный к регистрационной карточке документа;
регистраторы - пользователи СЭДО, осуществляющие регистрацию входящих, исходящих и (или) внутренних документов (сотрудники ОИВ НО, ответственные за ведение делопроизводства);
электронный документ - документ, информация в котором представлена в электронно-цифровой форме;
средства электронной подписи - шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций: создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи;
сертификат ключа проверки электронной подписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;
удостоверяющий центр - юридическое лицо, осуществляющее функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ "Об электронной подписи";
участники электронного взаимодействия - осуществляющие обмен информацией в электронной форме государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию; это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
электронная регистрационная карточка документа - представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документа в СЭДО;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.
1.5. В ОИВ НО создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;