10.3. Регистрация поступающих документов
10.3.1. Регистрация поступающих документов осуществляется общим отделом управления делами ежедневно. В первую очередь регистрируются документы, поступившие из вышестоящих организаций (Правительство Хабаровского края, прокуратура, полномочный представитель Президента Российской Федерации), а также документы, требующие срочного исполнения. Документы, полученные заказной корреспонденцией подлежат регистрации в течение 3 календарных дней с момента поступления в администрацию г. Хабаровска.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
10.3.2. Документы, поступившие в администрацию г. Хабаровска, регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.
10.3.3. Регистрация документов производится в валовом порядке. Отдельно регистрируются приказы (распоряжения) руководителя администрации г. Хабаровска по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам, обращения граждан.
10.3.4. Документы, принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в общем отделе управления делами.
10.3.5. Регистрация документов в АИС "МЭД" осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией по делопроизводству, правовыми актами участников АИС "МЭД" и инструкцией пользователя АИС "МЭД".
10.3.6. На документе, полученном на бумажном носителе, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации, порядковый номер в пределах календарного года и индекс в соответствии с номенклатурой дел администрации г. Хабаровска.
10.3.7. Электронные документы, поступившие в АИС "МЭД", регистрируются автоматически и передаются адресату или ответственному исполнителю, а также соисполнителям (при наличии).
10.3.8. Регистрация поступающих бумажных документов в АИС "МЭД" включает в себя:
- формирование электронной регистрационно-контрольной карточки документа, в которую путем заполнения полей карточки вносятся сведения о документе;
- присвоение регистрационного номера документу;
- создание электронной копии документа путем сканирования и прикрепления ее к электронной регистрационно-контрольной карточке документа после его рассмотрения руководителем.
10.3.9. Результат рассмотрения документа отражается в резолюции. Тексты указаний по исполнению документов (резолюции) вносятся в электронные регистрационно-контрольные карточки руководителем - автором резолюции или уполномоченным для этих целей лицом. В момент занесения текста резолюции, при необходимости, осуществляется постановка документа на контроль с отметкой в электронной регистрационно-контрольной карточке: вид контроля, дата исполнения документа, ответственный исполнитель. После этого документ направляется на исполнение. В дальнейшем в АИС "МЭД" формируются напоминания о сроках исполнения контрольных документов, без предоставления на бумажных носителях.