9.1. Протокол
9.1.1. Протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии при мэре города, комиссий, методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч и т.п.
9.1.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Протоколирование совещания (заседания), сбор материалов по вопросам, выносимым на обсуждение, возлагаются на секретаря комиссии или коллегиального органа и сотрудников администрации г. Хабаровска, готовивших вопросы к рассмотрению на совещании (заседании).
Протокол должен быть подготовлен не позднее 3 рабочих дней со дня совещания (заседания). Иные сроки подготовки документов на рассмотрение на совещании (заседании) и протокола могут устанавливаться положениями о коллегиальных и совещательных органах администрации г. Хабаровска.
9.1.3. Текст протокола совещания (заседания), как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты: "Председатель", "Заместитель председателя" (при наличии), "Секретарь", "Присутствовали".
Слова "председатель", "заместитель председателя" и "секретарь" печатаются от левой границы текстового поля, отделяются двумя межстрочными интервалами от заголовка и одним межстрочным интервалом друг от друга. С новой строки пишут слово "присутствовали" и фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, приглашенных на заседание, которые перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через 1 межстрочный интервал в режиме "точно" (12 пт).
При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается, например:
Председатель: | Шевцов А.И. | |
Заместитель председателя: | Варады В.Е. | |
Секретарь: | Елховская Е.А. | |
Члены рабочей группы: | перечисляются фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, совета и т.д. | |
Приглашенные: 25 человек (список прилагается). | ||
Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.
После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными по центру через 2 - 3 интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения с фамилиями докладчиков. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?".
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ печатают от левой границы текстового поля прописными буквами и заканчивают двоеточием, например:
СЛУШАЛИ: