10.2. Прием, первичная обработка и распределение поступающих документов
10.2.1. Доставка документов в администрацию г. Хабаровска осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочно.
С помощью почтовой связи в администрацию г. Хабаровска доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
10.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, электронные письма, телефонограммы, электронные документы (по каналам АИС "МЭД" или Системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края (далее - СЭД).
Официальным адресом электронной почты администрации г. Хабаровска является cityhall@khv27.ru.
10.2.3. Документы, поступающие в администрацию г. Хабаровска на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке работниками общего отдела управления делами.
Электронные письма и прикрепленные файлы (далее - электронная корреспонденция), поступившие на официальный адрес электронной почты администрации г. Хабаровска на имя мэра города, вице-мэра города и заместителей мэра города, принимаются и обрабатываются общим отделом управления делами в порядке, предусмотренном для документов, поступающих в администрацию г. Хабаровска на бумажном носителе.
Иная поступившая на официальный адрес электронной почты администрации г. Хабаровска электронная корреспонденция, в том числе адресованная структурным подразделениям, общим отделом управления делами принимается в электронном виде и сохраняется на сетевом диске "О".
Судебные извещения и вызовы передаются в бумажном виде через журнал рассылки документов структурных подразделений с указанием места хранения файла на сетевом диске "О".
При поступлении электронной корреспонденции на официальный адрес электронной почты администрации г. Хабаровска общим отделом управления делами распечатывается и передается в структурное подразделение по компетенции первая страница электронного письма с указанием на ней места хранения электронного документа на сетевом диске "О" в следующие сроки:
- в день поступления - для электронной корреспонденции, поступившей до 18.00 текущей даты;
- на следующий рабочий день - для электронной корреспонденции, поступившей после 18.00 текущей даты.
10.2.4. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.
Все поступившие конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"). При обнаружении некомплектности или повреждения конверта (бандероли) составляется акт в трех экземплярах: первый экземпляр остается в общем отделе управления делами, второй - приобщается к полученному документу, третий - направляется отправителю документа.