14.2. Оформление результатов экспертизы ценности документов
14.2.1. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения (приложение N 29), в т.ч. описи фото-, видео- и других документов на электронных носителях (приложения N 30, 31, 32), временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу (приложения N 33, 34). На дела временного (до 10 лет включительно) описи дел не составляются.
14.2.2. При первой передаче документов к фонду составляется историческая справка, при последующих передачах документов составляется дополнение к исторической справке, к описям - титульный лист и предисловие.
Историческая справка к фонду должна содержать сведения по истории структурного подразделения и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.
Историческая справка составляется в соответствии с пунктом 5.6 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (Правила (М., 2015) и пунктом 4.2 Методических рекомендаций по применению Правил (М., 2015).
14.2.3. Организацию упорядочения документов постоянного хранения, в т.ч. фото- и видеодокументов, структурных подразделений, являющихся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива, осуществляет общий отдел управления делами под непосредственным методическим руководством государственного архива.
В результате упорядочения документов составляются сводные описи дел постоянного хранения администрации г. Хабаровска, в т.ч. описи фото- и видеодокументов, которые согласовываются с ЦЭК администрации г. Хабаровска и утверждаются ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, после чего представляются для утверждения заместителю мэра города - управляющему делами.
14.2.4. Структурные подразделения, являющиеся самостоятельными источниками комплектования государственного архива и муниципальных архивных учреждений города, осуществляют самостоятельное упорядочение документов постоянного хранения, в т.ч. фото- и видеодокументов и по личному составу.
Описи дел согласовываются с ЭК (ЦЭК) структурного подразделения, затем описи дел постоянного хранения, в т.ч. фото- и видеодокументов утверждаются ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, описи дел по личному составу согласовываются НЭМС государственного архива, после чего представляются для утверждения руководителю структурного подразделения для утверждения.
14.2.5. По согласованным и утвержденным описям дел документы постоянного хранения передаются на дальнейшее хранение в государственный архив, а по личному составу - в МКУ "Хабаровский городской центр хранения документов", МКУ "Центр хранения документов отрасли "Образование".
14.2.6. Документы постоянного хранения, которые в течение делопроизводственного года дополнительно включались в номенклатуру дел после ее согласования и утверждения, также подлежат упорядочению.
14.2.7. Дела постоянного хранения архивного отдела управления делами упорядочиваются самостоятельно, согласовываются ЭК отдела и утверждаются ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, после чего представляются на утверждение заместителю мэра города - управляющему делами.
14.2.8. Описательная статья описей дел постоянного хранения и по личному составу имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); графа "Срок хранения дела" применяется только в описях дел по личному составу.
14.2.9. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- перед внесением заголовков дел в опись проверяется качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел структурных подразделений;