10.8. Работа исполнителей с документами
10.8.1. На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью документы, адресованные лицам, не являющимся участниками АИС "МЭД", или документы, не входящие в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утверждаемый мэром города, заместителями мэра города и руководителями структурных подразделений по согласованию с архивным отделом управления делами.
10.8.2. Заместители мэра города и руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение всех документов, независимо от вида носителей, доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса в соответствии со сроками.
10.8.3. При рассмотрении документов руководитель определяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются исполнителю общим отделом управления делами немедленно через АИС "МЭД".
10.8.4. Исполнение документа, поступившего как на бумажном носителе, так и через АИС "МЭД", предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) мэру города, заместителям мэра или руководителями структурных подразделений, снятие документа с контроля, подготовку к пересылке адресату.
10.8.5. При подготовке документа на бумажном носителе исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в 4 адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
10.8.6. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель (исполнитель) несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
10.8.7. При работе исполнителей с электронными документами в АИС "МЭД" формируется электронная регистрационно-контрольная карточка документа, в которую путем заполнения полей карточки вносятся сведения о документе в соответствии с приложением N 24 к настоящей Инструкции по делопроизводству.
Если подготовленный в АИС "МЭД" документ является ответом на поступивший через АИС "МЭД" электронный документ, то электронный документ-ответ при создании его проекта в АИС "МЭД" связывается с электронной карточкой письма-запроса.
Исполнитель обязан контролировать в АИС "МЭД" ход утверждения, согласования и подписания проекта исходящего документа.
После полного завершения исполнения входящего электронного документа исполнитель обязан направить в АИС "МЭД" на утверждение участнику АИС "МЭД", осуществляющему контроль за исполнением данного документа, отчет об исполнении.