5.4. Копировально-множительные работы
5.4.1. В копировально-множительном бюро общего отдела управления делами печатаются только материалы служебного характера.
5.4.2. Выполнение копировально-множительных работ в администрации г. Хабаровска производится как централизованно в копировально-множительным бюро, так и с использованием копировальных аппаратов, установленных в структурных подразделениях.
5.4.3. В копировально-множительном бюро копируются служебные материалы и документы по заявкам руководителей структурных подразделений, согласованным с начальником общего отдела управления делами.
5.4.4. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, без скобок и скрепок. Формат материала не должен превышать формат A3.
5.4.5. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке копируются документы и материалы к заседаниям коллегии при мэре города и Хабаровской городской Думы, а также корреспонденция для рассмотрения мэром города.
Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется начальником общего отдела управления делами и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заявки.
5.4.6. Для пополнения базы данных электронного документооборота производится штрихкодирование с последующим сканированием документов, поступивших в общий отдел управления делами. Штрихкод располагается на свободном от текста месте.
5.4.7. Заверение копий производит общий отдел управления делами.
5.4.8. Копирование гербовых бланков администрации г. Хабаровска запрещается.
5.4.9. Сканирование документов.
5.4.9.1. Для формирования единой базы документов АИС "МЭД" администрации г. Хабаровска копировально-множительным бюро проводится сканирование документов.
5.4.9.2. Сканированию подлежат:
- постановления и распоряжения администрации города, мэра города;
- входящие документы общего отдела управления делами, поступившие на рассмотрение мэру города;