14.3. Подготовка и передача документов в архив
14.3.1. В архив структурного подразделения, являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива, передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
Их передача производится в соответствии с графиком, по описям дел с соответствующим научно-справочным аппаратом к ним и фонду (историческая справка, дополнение к ней, предисловие к описи, титульный лист).
14.3.2. Структурные подразделения, являющиеся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива, передают дела с исполненными документами постоянного срока хранения в неупорядоченном виде в соответствии с графиком в общий отдел управления делами для централизованного упорядочения документов и последующей передачи на государственное хранение.
14.3.3. Структурные подразделения, являющиеся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива, самостоятельно выявляют и упорядочивают фото- и видеодокументы. Один экземпляр упорядоченных фото- и видеодокументов на электронном носителе с необходимым научно-справочным аппаратом к ним передается в общий отдел управления делами в соответствии с утвержденным планом-графиком для составления сводной описи дел, второй экземпляр фото- и видеодокументов на электронном носителе с необходимым научно-справочным аппаратом к ним самостоятельно передается в архивный отдел управления делами.
Документы по личному составу структурных подразделений передаются на хранение в МКУ "Хабаровский городской центр хранения документов" (далее - МКУ "Центр хранения документов") самостоятельно, в упорядоченном виде и в соответствии с графиком.
14.3.4. Структурные подразделения, являющиеся самостоятельными источниками комплектования государственного архива, организуют работу с архивными документами своих подразделений в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в области архивного дела и положением об архиве подразделения, которое согласовывается с ЭК (ЦЭК) структурного подразделения и НЭМС государственного архива, после чего положение утверждается руководителем.
14.3.5. Структурные подразделения, являющиеся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива, организуют работу с архивными документами в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в области архивного дела и положением о работе с архивными документами подразделения.
14.3.6. Дела с исполненными документами постоянного и временного хранения передаются в архив структурного подразделения по истечении 3-летнего срока хранения в структурном подразделении.
Передача производится только по описям дел и акту о приеме-передаче документов.
14.3.7. Структурные подразделения, в деятельности которых формируются документы по личному составу, самостоятельно организуют упорядочение документов и по истечении 3 лет осуществляют их передачу в МКУ "Центр хранения документов".
14.3.8. В период подготовки дел к передаче на постоянное хранение в государственный архив лицо, ответственное за делопроизводство (архив), проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.
14.3.9. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива, данное структурное подразделение в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает документы постоянного срока хранения в государственный архив, документы по личному составу - в МКУ "Центр хранения документов".
14.3.10. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, являющегося несамостоятельным источником комплектования государственного архива, данное структурное подразделение в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в общий отдел управления делами (при условии отсутствия правопреемника), документы по личному составу - в МКУ "Центр хранения документов".