9.4. Служебные письма
9.4.1. Служебные письма структурными подразделениями готовятся:
- как ответы о выполнении поручений мэра города;
- как исполнение поручений мэра города по обращениям граждан по вопросам, относящимся к их компетенции;
- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
- как инициативные письма (приложение N 23).
9.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя с учетом сроков исполнения поручений и запросов организаций, предприятий или частных лиц.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
9.4.3. Служебные письма печатаются на бланках письма формата A4 или A5.
Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст которых не содержит пояснения о цели направления и к ним прилагается.
Изготовление бланков письма с изображением герба Хабаровского края и герба г. Хабаровска средствами электронно-вычислительной техники в администрации г. Хабаровска запрещается.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Письма могут быть простыми и сложными.
Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.