В Инструкции по делопроизводству используются следующие основные понятия:
- "делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
- "документ" - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
- "документооборот" - движение документов в администрации г. Хабаровска и ее структурных подразделениях с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;
- "служба делопроизводства" - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях;
- "реквизит документа" - элемент оформления документа;
- "подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
- "копия документа" - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
- "регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и внесение в установленном порядке сведений о документе;
- "номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации г. Хабаровска, с указанием сроков их хранения;
- "дело" - совокупность документов (отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности администрации г. Хабаровска;
- "электронный документ" - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, в том числе подготовленный на утвержденном шаблоне электронного документа в соответствии с Инструкцией по делопроизводству;
- "электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе, создаваемая путем применения технологии сканирования;
- "сканирование документа" - получение электронного образа документа;