Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в администрации г. Хабаровска, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
В администрации г. Хабаровска составляются индивидуальные номенклатуры дел структурных подразделений, являющихся самостоятельными источниками комплектования краевого государственного бюджетного учреждения "Государственный архив Хабаровского края" (далее - государственный архив) и сводная номенклатура дел администрации г. Хабаровска (далее - сводная номенклатура дел).
Сводная номенклатура дел составляется на основе индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений, являющихся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива.
Сводная номенклатура дел и индивидуальные номенклатуры дел структурных подразделений оформляются на общем бланке и должны иметь титульный лист. На титульном листе номенклатуры дел указывается полное наименование администрации г. Хабаровска (структурного подразделения); вид документа и год, на который составлена номенклатура дел; перечень (перечни) документов и другие нормативные документы, по которым определялись сроки хранения; срок хранения номенклатуры дел (приложение N 25).
Номенклатура дел печатается в трех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается под самостоятельным индексом в номенклатуру дел, второй - используется ответственным за делопроизводство (архив) в качестве рабочего, третий экземпляр передается в государственный архив.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации г. Хабаровска (структурных подразделений), их виды, состав и содержание.
13.1. Структурные подразделения, передающие самостоятельно документы постоянного срока хранения на хранение в государственный архив, в последнем квартале предшествующего года составляют номенклатуру дел на предстоящий календарный год.
13.1.1. Номенклатура дел структурного подразделения, являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива, подписывается специалистом, отвечающим за делопроизводство (архив), согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) или центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) структурного подразделения, после чего утверждается его руководителем.
13.1.2. Номенклатура дел структурного подразделения, являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива, один раз в 5 лет согласовывается с научным экспертно-методическим советом (далее - НЭМС) государственного архива.
13.1.3. Согласованная с НЭМС государственного архива номенклатура дел структурного подразделения, являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива, в конце каждого года уточняется, перепечатывается, согласовывается с ЭК (ЦЭК) структурного подразделения, утверждается руководителем структурного подразделения и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
13.1.4. Вновь созданное структурное подразделение, являющееся самостоятельным источником комплектования государственного архива, а также подразделение, в структуре и функциях которого произошли коренные изменения (после официального их объявления), обязаны в месячный срок в установленном порядке разработать и согласовать номенклатуру дел.
13.2. Структурные подразделения, являющиеся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива и передающие централизованно, через общий отдел управления делами документы постоянного срока хранения своего подразделения на хранение в государственный архив (далее - несамостоятельные источники комплектования государственного архива), в последнем квартале предшествующего года составляют номенклатуру дел на предстоящий календарный год и на ее основе - перечень документов постоянного срока хранения.