8.1. Экспертиза ценности документов проводится на основе законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения:
при составлении номенклатуры дел;
при подготовке дел к передаче в архив органа исполнительной власти;
в архиве органа исполнительной власти.
8.2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в органе исполнительной власти приказом руководителя создается экспертная комиссия (далее - ЭК); в органах исполнительной власти, имеющих подведомственные им органы и организации, создается центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК).
Задачи, функции, права, организация работы ЭК (ЦЭК) определяются положением о ней, которое разрабатывается на основании примерного положения, утвержденного уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. Положение об ЭК (ЦЭК) утверждается правовым актом органа исполнительной власти.
8.3. Основными функциями ЭК являются:
организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
рассмотрение и согласование проекта номенклатуры дел органа исполнительной власти, описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в органе исполнительной власти.
8.4. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно делопроизводителями структурных подразделений совместно с ЭК органа исполнительной власти и под методическим руководством службы делопроизводства.
8.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:
отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив органа исполнительной власти;
отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи.
До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.
Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел органа исполнительной власти, правильность определения сроков хранения дел.
8.6. В ходе экспертизы ценности документов дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полистному просмотру для выделения из их состава документов временных (до 10 лет) сроков хранения.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.
Остальные документы с отметкой "ЭПК" включаются в акт на уничтожение. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.
8.7. Отбор электронных документов для передачи в архив органа исполнительной власти осуществляется в автоматизированном режиме путем отбора документов из СЭД по признаку "Индекс дела" ("Срок хранения").
8.8. Дела, образовавшиеся в деятельности органа исполнительной власти и подлежащие хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения и постоянного хранения. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению.
Оформление дел проводится в структурных подразделениях органа исполнительной власти по месту формирования документов в дела.
8.9. Полное оформление дела на бумажном носителе включает:
оформление реквизитов обложки дела по форме;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела (приложение N 13 к настоящей Инструкции по делопроизводству);