ПЕРЕЧЕНЬ
обязательных сведений о документах,
используемых в целях учета и поиска документов
в системе электронного документооборота
В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документах:
- адресант (автор);
- адресат;
- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- дата поступления документа;
- регистрационный номер входящего документа;
- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- индекс дела по номенклатуре дел;
- сведения о переадресации документа;
- способ доставки документа;
- группа корреспондентов;
- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
- резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата исполнения);
- отметка о контроле;
- гриф ограничения доступа;
- сведения об электронной подписи;
- результат проверки электронной подписи;
- ответственный исполнитель документа;
- файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).
Допускается включение в систему электронного документооборота дополнительных сведений о документе. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова.