11.1. При реорганизации или ликвидации органов исполнительной власти передача и дальнейшее использование документов реорганизуемых или ликвидируемых органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Процесс передачи документов включает:
- определение места и условий дальнейшего хранения документов;
- отбор, подготовку и передачу архивных документов по месту дальнейшего хранения документов;
- отбор, подготовку и передачу документов текущего делопроизводства по месту дальнейшего хранения документов.
11.2. При реорганизации органов исполнительной власти в соответствии с правовым актом Губернатора края о реорганизации создаются комиссии для передачи дел, документов, определяется орган исполнительной власти, которому передаются документы. В состав комиссий входят представители реорганизуемых органов исполнительной власти (в том числе члены ЭК и служб делопроизводства), уполномоченного органа и/или государственного архива.
11.3. При реорганизации органов исполнительной власти условия и место дальнейшего хранения документов определяются в соответствии с действующим законодательством в сфере архивного дела и указываются в правовом акте Губернатора края о реорганизации органов исполнительной власти:
- документы Архивного фонда Российской Федерации, сроки временного хранения которых в архивах органов исполнительной власти истекли, в упорядоченном состоянии передаются в государственный архив;
- архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в том числе документы по личному составу, в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам;
- документы текущего делопроизводства (незавершенные дела) передаются правопреемникам.
11.4. При реорганизации органов исполнительной власти путем разделения или выделения из их состава одного или нескольких органов исполнительной власти, в том числе при передаче полномочий от одного органа исполнительной власти другому, условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются правовым актом Губернатора края.
11.5. В случае реорганизации органа исполнительной власти с передачей его функций вновь созданному органу исполнительной власти архивные документы (законченные производством дела) включаются в архивный фонд реорганизуемого органа исполнительной власти; документы текущего делопроизводства (незаконченные дела), переданные для окончания производством органу исполнительной власти - правопреемнику, включаются в архивный фонд последнего.
11.6. Подготовка архивных документов к передаче включает:
- проверку наличия и состояния документов фонда реорганизуемого органа исполнительной власти;
- упорядочение документов, включающее их формирование, оформление и описание в соответствии с требованиями пунктов 8.8 - 8.22 раздела 8 настоящей Инструкции по делопроизводству.
11.7. Проверка наличия и состояния документов проводится комиссией или не менее чем двумя сотрудниками реорганизованного органа исполнительной власти.
11.8. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов, акте проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 24 к настоящей Инструкции по делопроизводству). Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел, документов отдельно. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов производятся следующие действия:
- неучтенные дела обрабатываются и учитываются в соответствующих описях дел, документов;
- несоответствие описательных статей в описях данным на обложке дел устраняется внесением изменений в описи дел, документов;
- в случае выявления расхождений содержания итоговых записей описей дел с фактическим содержанием описей дел составляются новые итоговые записи;
- изымаются с последующей изоляцией документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями (для документов на бумажном носителе);
- изымаются единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы, для последующей обработки;
- изымаются документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.
Делать какие-либо пометки или записи в описях дел и других учетных документах запрещается. В конце каждой просмотренной описи делается запись "ПРОВЕРЕНО" с указанием номера и даты акта проверки наличия и состояния документов.
11.9. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются: акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 25 к настоящей Инструкции по делопроизводству); акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) (приложение N 26 к настоящей Инструкции по делопроизводству); акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 27 к настоящей Инструкции по делопроизводству) и другие акты.
11.10. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится как непосредственно в архиве органа исполнительной власти, так и в структурных подразделениях органа исполнительной власти.
11.11. При необнаружении дел постоянного хранения, по личному составу органы исполнительной власти представляют акт об утрате документов (приложение N 23 к настоящей Инструкции по делопроизводству) и справку о проведении розыска на рассмотрение ЭПМК уполномоченного органа для принятия решения о снятии утраченных документов с учета и согласования.
11.12. Согласованный акт об утрате документов утверждается руководителем реорганизованного органа исполнительной власти. Оформляется новая итоговая запись в описи, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел.