10.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в органах исполнительной власти, по истечении сроков их временного хранения в архиве органа исполнительной власти передаются на постоянное хранение в государственный архив.
10.2. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии.
10.3. Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в государственный архив в виде контейнеров электронных документов по информационной системе или на физически обособленных материальных носителях (жестких дисках).
10.4. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов исполнительной власти, передающих документы.
10.5. Передача документов постоянного хранения в государственный архив осуществляется в соответствии с планом, утвержденным генеральным директором государственного архива, по согласованию с органом исполнительной власти.
10.6. Документы передаются в государственный архив по описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным ЭПМК уполномоченного органа.
Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами органа исполнительной власти края.
Передача дел проводится в государственном архиве поединично. На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел.
При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.
10.7. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 22 к настоящей Инструкции по делопроизводству), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве, другой - в передающем органе исполнительной власти. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел - в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной органом исполнительной власти.
Архив органа исполнительной власти принимает меры по розыску дел. На отсутствующие документы и дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов (приложение N 23 к настоящей Инструкции по делопроизводству). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.