Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью органа исполнительной власти, например:
Подлинник документа находится в деле (наименование органа исполнительной власти) N | ||||||
за | год. | |||||
Верно Начальник управления | |||||||
органа исполнительной власти | Подпись | Инициалы, фамилия | |||||
Дата | Печать | ||||||
Копии документов объемом более одного листа прошиваются нитками, концы которых выводятся на оборотной стороне последнего листа. Листы нумеруются в правом верхнем углу. Место прошивания заклеивается ярлыком (длина выступающих концов нитей составляет 2 - 2,5 см) с надписью:
Прошито, пронумеровано, скреплено печатью | ( | ) | листов. | |||||
(цифрами) | (прописью) | |||||||
Начальник управления | |||||
органа исполнительной власти | Подпись | Инициалы, фамилия | |||
Отметка о заверении копии удостоверяется печатью органа исполнительной власти.
Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.
Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.
Копии электронных документов, направляемых по информационной системе, заверяются электронной подписью руководителя органа исполнительной власти или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.
Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе. В сопроводительном письме к копиям электронных документов указываются:
наименование информационной системы, в которой хранятся документы;
наименования документов, копии которых направляются получателю;
названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;
дата изготовления и заверения копии.
При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от _______ N ______".
Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.