7.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности органа исполнительной власти, образуют документальный фонд органа исполнительной власти.
7.2. Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива органа исполнительной власти, составляет архивный фонд органа исполнительной власти, который подлежит хранению в архиве органа исполнительной власти.
Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях органа исполнительной власти и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в пунктах 8.36 - 8.43 раздела 8 настоящей Инструкции по делопроизводству.
7.3. Видами архивных фондов органа исполнительной власти являются:
архивный фонд органа исполнительной власти, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более органов исполнительной власти документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;
архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному).
7.4. Архивному фонду органа исполнительной власти присваивается название, соответствующее наименованию органа исполнительной власти.
7.5. Архивные документы органа исполнительной власти составляют один (единый) архивный фонд:
до и после реорганизации, а также изменения структуры, штатов, если указанные мероприятия не повлекли за собой изменения целей и предмета деятельности организации;
в случае смены учредителя.
В случае изменения собственника имущества органа исполнительной власти архивные документы органа исполнительной власти должны включаться в разные архивные фонды.
7.6. Органы исполнительной власти, имеющие подведомственные организации, вправе разрабатывать и утверждать по согласованию с уполномоченным органом типовые и примерные номенклатуры дел подведомственных организаций.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в организациях определенного типа, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в однотипных организациях, на которые она распространяется, и является рекомендательным документом.
7.7. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве орган исполнительной власти разрабатывает и утверждает номенклатуру дел.
Номенклатура дел органа исполнительной власти закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.
Номенклатура дел органа исполнительной власти включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.
7.8. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
7.9. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, законодательством края, определяющим деятельность органа исполнительной власти, положением об органе исполнительной власти, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, плановой и отчетной документацией, номенклатурой дел за прошедшие годы, нормативными актами органа исполнительной власти, содержащими сведения об образующихся в деятельности документах, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), ведомственными и/или типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.
7.10. Номенклатура дел органа исполнительной власти составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в его деятельности, включая документы, поступившие из других органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций, граждан.
7.11. Номенклатура дел органа исполнительной власти (сводная) составляется службой делопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений органа исполнительной власти (приложения N 11, 12 к настоящей Инструкции по делопроизводству).
Сводная номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год.
7.12. Наименованиями разделов номенклатуры дел органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений органа исполнительной власти, коллегиальных, совещательных, методических и иных органов.
7.13. Номенклатура дел органа исполнительной власти подписывается руководителем службы делопроизводства, визируется руководителем архива органа исполнительной власти (лицом, ответственным за архив), утверждается руководителем органа исполнительной власти после согласования проекта номенклатуры дел с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) органа исполнительной власти и один раз в пять лет с ЭПМК уполномоченного органа.
В случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию с ЭПМК уполномоченного органа.
7.14. Номенклатура дел органа исполнительной власти составляется в трех экземплярах:
1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел службы делопроизводства;