5.1. Доступ к работе в СЭД должны иметь только зарегистрированные пользователи.
5.2. Включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания электронной копии документа (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в соответствующей СЭД в соответствии с ее классификационной схемой.
5.3. В ходе рассмотрения документа, подлежащего исполнению, руководством органа исполнительной власти или в ходе согласования проекта документа заполняются соответствующие поля ЭРК. В результате согласования проекта документа в СЭД формируется лист согласования проекта документа.
5.4. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:
а) наименование органа исполнительной власти, организации (корреспондента);
б) наименование вида документа;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
е) дата поступления документа;
ж) входящий регистрационный номер;
з) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
и) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
к) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
л) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата);
м) срок исполнения документа;
н) индекс дела по номенклатуре дел;
о) сведения о переадресации документа;
п) отметка о контроле;
р) гриф ограничения доступа к документу;
с) сведения об электронной подписи;
т) результат проверки электронной подписи - включается в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью;
у) электронный адрес органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации - корреспондента;
ф) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;
х) способ доставки документа.
5.5. При включении в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:
а) наименование органа исполнительной власти, организации - адресата;
б) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;