4.1. В процессе документооборота обеспечиваются:
прием и первичная обработка поступающих документов;
предварительное рассмотрение поступающих документов;
регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
рассмотрение документов руководством;
доведение документов до исполнителей;
подготовка проектов документов;
согласование проектов документов;
подписание проектов документов;
определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;
обработка и отправка исходящих документов.
4.2. Электронный документооборот органа исполнительной власти осуществляется с использованием СЭД.
Информационные системы органа исполнительной власти, обеспечивающие работу с отдельными комплексами документов, должны быть интегрированы в СЭД в целях реализации функции отбора документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи на хранение в архив органа исполнительной власти и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.
4.3. Служба делопроизводства, делопроизводители, а также специалисты органа исполнительной власти в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов (заполнение полей ЭРК).
4.4. Документу (входящему, исходящему, внутреннему) при включении его в СЭД присваивается регистрационный номер. Структура регистрационного номера документа определяется Индивидуальной инструкцией.
При включении в СЭД проектов документов, подготовка которых осуществляется органом исполнительной власти, им присваивается учетный внутрисистемный номер.
4.5. Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних) ведется в пределах календарного года.
4.6. В документообороте органа исполнительной власти выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.
В составе входящих и исходящих документов выделяются:
документы органов государственной власти, органов местного самоуправления;
документы из государственных и негосударственных организаций;
запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;
обращения граждан и ответы на обращения;
документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.
4.7. Доставка и отправка документов в органе исполнительной власти осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской и курьерской связи, нарочными, факсимильной, телеграфной, телефонной видов связи, электронной почты, СЭД, МЭДО, через сайт органа исполнительной власти, посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" и (или) государственной информационной системы Хабаровского края "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Хабаровского края".
4.8. Прием и первичная обработка входящих документов осуществляются централизованно службой делопроизводства.
4.9. Все поступившие в орган исполнительной власти документы на бумажном носителе подлежат первичной обработке, включающей:
проверку правильности доставки документов;