Тексты документов (бланков, печатей) в органах исполнительной власти составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации.
Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.
Текст документа излагается официально-деловым стилем с учетом вида документа и его назначения в управленческой деятельности.
Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения).
В тексте документа не допускается употребление:
просторечной и экспрессивной лексики;
иноязычных заимствований при наличии эквивалентов на русском языке;
обобщенных рассуждений, восклицаний, призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;
аббревиатур и графических сокращений, кроме общепринятых или расшифрованных в тексте документа;
ненормативной лексики.
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
наименование документа, наименование органа исполнительной власти, издавшего документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;
наименование органа исполнительной власти (должности лица), утвердившего документ, дата утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
Текст документа может содержать разделы, главы, нумеруемые арабскими либо римскими цифрами; подразделы, статьи, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами; уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
При подготовке текста проекта правового акта, приложения к нему автоматическая нумерация их структурных единиц (разделов, глав, подразделов, статей, пунктов, подпунктов) не используется.
Текст документа излагается:
в постановлениях - от третьего лица единственного числа ("... ПОСТАНОВЛЯЕТ: ...");
в приказах, изданных единолично, - от первого лица единственного числа ("... ПРИКАЗЫВАЮ: ...");
в постановлениях, приказах, изданных совместно двумя или более органами исполнительной власти, - от первого лица множественного числа ("... ПРИКАЗЫВАЕМ: ...") или от третьего лица множественного числа ("... ПОСТАНОВЛЯЮТ: ...";
в протоколах заседаний - от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ);
в деловых письмах, оформленных на бланках органа исполнительной власти, - от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает... ", "администрация считает возможным...");
в деловых письмах, оформленных на должностных бланках, - от первого лица единственного числа ("прошу...", "предлагаю...") или от третьего лица единственного числа ("... департамент не располагает...", "... управление готово рассмотреть...");
в докладных и служебных записках, заявлениях - от первого лица единственного числа ("прошу...", "считаю необходимым...");
в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, регламент, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "комиссия провела проверку...").
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (например: имеете, были, находились). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы могут быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф.