9.1. Выдача дел, находящихся на хранении в службе делопроизводства, структурных подразделениях органа исполнительной власти сотрудникам других подразделений для ознакомления и (или) для временного использования в работе производится по запросам, подписанным руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, запрашивающего дело (документ), и с разрешения руководителя службы делопроизводства или структурного подразделения, документы которого запрашиваются.
9.2. Дела, документы выдаются во временное пользование сотрудникам органа исполнительной власти на срок не более одного месяца.
Государственным органам (судебным, правоохранительным, органам государственного контроля и надзора) дела и отдельные документы выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти или иного уполномоченного им лица.
Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя органа исполнительной власти на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении (об обеспечении) сохранности документов.
9.3. В письменном запросе сотрудников органа исполнительной власти о выдаче документов (дел) во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается документ (дело), и цель использования документов, находящихся на оперативном хранении.
9.4. На выданный документ (дело) заводится карта-заместитель (приложение N 20 к настоящей Инструкции по делопроизводству), помещаемая на место выданного документа (дела). В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела.
На место изъятого подлинника документа специалист службы делопроизводства или делопроизводитель вкладывает в дело лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ с подписями в получении и приеме дела. При этом в дело помещается заверенная копия документа.
Дела, выдаваемые из архива органа исполнительной власти, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель (приложение N 13 к настоящей Инструкции по делопроизводству) и лист использования документов (приложение N 21 к настоящей Инструкции по делопроизводству).
После решения вопроса, для рассмотрения которого дела (документы) изымались по запросам органов государственной власти, подлинники документов должны быть возвращены в орган исполнительной власти и помещены в дело.
9.5. Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных информационных систем, выдаются для использования в виде копий электронных документов в соответствии с пунктом 22 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.
9.6. В службе делопроизводства, структурном подразделении, выдавшем дело (документ), ведется учет выданных дел (документов) и контроль их своевременного возврата. Электронные дела (документы) возврату не подлежат.
9.7. Сотрудники органа исполнительной власти обязаны обеспечивать сохранность полученных во временное пользование документов (дел) на бумажном носителе и использовать полученную информацию в служебных целях в соответствии с требованиями локальных нормативных актов. Запрещается передача полученных документов или их копий сотрудникам других подразделений или органов исполнительной власти.
9.8. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности органа исполнительной власти, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
9.9. Изъятие (выемка) документов производится на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти с разрешения руководителя органа исполнительной власти или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя структурного подразделения, документы которого изымаются.
9.10. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями органа исполнительной власти. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).
9.11. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указываются основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись сотрудника, ответственного за формирование и/или хранение дела.
9.12. Подлинник документа, изъятый из дела, после рассмотрения и решения вопроса возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.