ПОРЯДОК
согласования архивным отделом управления Делами
администрации города Хабаровска гербовых бланков, электронных
шаблонов документов Мэра города Хабаровска, гербовых бланков, гербовых
и простых печатей, электронных шаблонов документов администрации
города Хабаровска и ее структурных подразделений
(с изменениями на 1 апреля 2021 года)
1. Настоящий Порядок разработан в целях регламентации действий структурных подразделений администрации города Хабаровска по представлению эскизов гербовых бланков, электронных шаблонов документов Мэра города Хабаровска, гербовых бланках, гербовых и простых печатей, электронных шаблонов документов (далее - эскизы документов) в архивный отдел управления Делами администрации города Хабаровска (далее - архивный отдел) для рассмотрения и согласования.
2. В процессе рассмотрения эскизов документов осуществляется проверка их соответствия требованиям национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденного Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст (далее - национальный стандарт).
3. Основанием для организации рассмотрения представленных структурным подразделением эскизов документов является поступление обращения в адрес заместителя Мэра города - управляющего Делами администрации города Хабаровска либо лица, исполняющего его обязанности, для наложения резолюции, после чего эскизы документов передаются в архивный отдел.
3.1. Обращение структурного подразделения администрации города Хабаровска оформляется в виде служебного письма с приложением:
- эскизов документов структурного подразделения администрации города Хабаровска (эскизов гербовых бланков, изготовленных полиграфической организацией, эскизов электронных шаблонов документов, представленных в электронном виде в формате Microsoft Word и на бумажном носителе, эскизов гербовых и простых печатей, изготовленных штемпельно-граверными предприятиями; (Абзац изменен Постановлением Администрации города Хабаровска Хабаровского края от 1 апреля 2021 года N 1153 - см. предыдущую редакцию).
копий нормативного документа о создании структурного подразделения администрации города Хабаровска, положения о нем, свидетельства о государственной регистрации юридического лица и постановке на налоговый учет, справочных данных: юридический адрес, номер телефона/факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
4. Срок рассмотрения архивным отделом представленных структурным подразделением администрации города Хабаровска эскизов документов составляет пять рабочих дня со дня регистрации обращения в архивном отделе.
5. Специалист архивного отдела:
- проверяет оформление представленных эскизов документов на соответствие требованиям настоящего постановления, национального стандарта;
- проверяет правильность указания в реквизитах представленных эскизов документов наименования структурного подразделения, справочных данных: юридического адреса, телефона/факса, адреса электронной почты, сетевого адреса на основе представленных документов указанных в пункте 3.1 настоящего порядка;
- направляет начальнику архивного отдела либо лицу, исполняющему его обязанности, эскизы документов на бумажном носителе на согласование.
6. При положительном результате рассмотрения представленных структурным подразделением администрации города Хабаровска эскизов документов специалист архивного отдела:
- проставляет отметку о согласовании начальником архивного отдела либо лицом, исполняющим его обязанности, эскизов документов на бумажном носителе;
- готовит письмо в структурное подразделение администрации города Хабаровска о согласовании эскизов документов на бумажном носителе.
7. При отрицательном результате рассмотрения представленных эскизов документов специалист архивного отдела готовит письмо с указанием оснований отказа.
7.1. Основаниями для отказа в согласовании представленных эскизов документов являются:
представление в неполном объеме документов, указанных в пункте 3.1 настоящего Порядка;
- оформление эскизов документов с нарушениями требований национального стандарта.