2.1. Регистрация обращений производится специалистами отдела по рассмотрению обращений граждан управления Делами администрации города (далее - отдел по рассмотрению обращений граждан) с использованием компьютерной системы электронного документооборота Правительства Хабаровского края (далее - СЭД).
2.2. На каждое поступившее в администрацию города обращение специалистами отдела по рассмотрению обращений граждан оформляется карточка учета в СЭД, в которой при регистрации обращению присваивается регистрационный номер, указываются фамилия и инициалы заявителя, его адрес, телефон, адрес электронной почты, если указан в обращении. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ, такое обращение считается коллективным.
2.3. На обращениях, поступивших в отдел по рассмотрению обращений граждан, проставляется регистрационный штамп:
- на письменных обращениях проставляется штамп "Администрация города Хабаровска. Отдел по рассмотрению обращений граждан. ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ. Входящий N ___, дата, месяц, год";
- на обращениях в форме электронного документа проставляется штамп "Администрация города Хабаровска. Отдел по рассмотрению обращений граждан. ИНТЕРНЕТ. Подлежит возврату. Входящий N ___, дата, месяц, год".
2.4. Обращение, прилагаемые к нему материалы (при наличии) сканируются с бумажного носителя специалистами отдела по рассмотрению обращений граждан и прикрепляются к регистрационной карточке учета в СЭД.
2.5. После регистрации обращения бумажный носитель (карточка учета, обращение, прилагаемые к нему документы) оформляется в дело. Если обращение уже поступало в администрацию города по другим вопросам и на него заведено дело и дан ответ, новое дело на обращение не заводится и все материалы по поступившему обращению формируются в одном деле под вновь зарегистрированным номером обращения.
2.6. В карточке учета кратко излагается суть поступившего обращения (аннотация), определяется исполнитель в соответствии с компетенцией.
2.7. Обращения, поступающие в администрацию города посредством СЭД из управления по работе с обращениями граждан Губернатора и Правительства Хабаровского края, из министерств Правительства Хабаровского края, Главного контрольного управления Губернатора и Правительства Хабаровского края, специалистами отдела по рассмотрению обращений граждан выводятся на бумажный носитель, на них проставляется штамп "Администрация города Хабаровска. Отдел по рассмотрению обращений граждан. ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ. Входящий N ____, дата, месяц, год".
2.8. Регистрация обращений в структурных подразделениях администрации города производится в СЭД ответственными специалистами, назначенными за организацию работы в СЭД.
2.8.1. На поступившем обращении проставляется отметка структурного подразделения с указанием регистрационного номера, даты поступления, месяца и года.
2.8.2. После регистрации в СЭД обращение оформляется в дело и хранится в структурном подразделении. Бумажный носитель обращения сканируется в форму электронного документа, прикрепляется к регистрационной карточке в СЭД, дальнейшая работа с обращением осуществляется в СЭД.
2.8.3. Рассмотрение обращений в структурном подразделении осуществляется руководителем структурного подразделения, который определяет порядок рассмотрения обращений граждан специалистами структурного подразделения.