6.1. Требования к изготовлению документов с помощью печатающих устройств
6.1.1. Документы в администрации г. Хабаровска изготавливаются при помощи печатающих устройств электронно-вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются специалисты администрации г. Хабаровска, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).
6.1.2. При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Word с использованием шрифта Times New Roman, размер N 14 для основного текста, допускается использование размера N 12 для оформления табличных материалов, с установкой межстрочных интервалов: "точно", "одинарный", "полуторный".
6.1.3. Тексты документов на бланках формата A4 печатаются в режиме "одинарный" для ПЭВМ, на бланках формата A5 - в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ. Тексты докладов и документов, подготавливаемых к печатному изданию, допускается печатать в режиме "полуторный".
6.1.4. Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются в режиме "точно" (12 пт). Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга в режиме "одинарный", например:
СОГЛАСОВАНО 1.5 Начальник точно 12 пт управления образования администрации города | |
подпись дата | О.Я. Тен |
6.1.5. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.
6.1.6. Название вида документа печатается прописными буквами, полужирным шрифтом.
6.1.7. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются на уровне последней строки наименования должности. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия - у правой границы текстового поля, например:
Директор финансового департамента | подпись | В.Е. Соколов |
6.1.8. Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков (кроме текста). Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк), то его строку допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
6.1.9. При печатании документов используются следующие стандартные положения табулятора:
- от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПОСТАНОВЛЯЕТ, ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ;
- после 1,5 см - для начала абзаца в тексте;
- после 9 - 10 см - для реквизита "Адресат";
- после 10 - 11 см - для реквизита "Гриф утверждения документа";
- до границы правого поля - для расшифровки подписи в реквизите "подпись".
6.1.10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст - в режиме "точно 12 пт".
6.1.11. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами. Первый ряд начинается от левой границы текстового поля, второй ряд после 10 - 11 см от границы левого поля.
6.2. Машинописные работы
6.2.1. В машинописном бюро администрации г. Хабаровска печатаются только материалы служебного характера.
6.2.2. В машинописном бюро в первую очередь печатаются материалы к заседаниям коллегии при Мэре города, совещаниям у Мэра, проекты писем за подписью Мэра города, Почетные грамоты администрации г. Хабаровска, Благодарности Мэра города, Благодарственные письма администрации г. Хабаровска, приветственные адреса, пригласительные билеты, поздравительные открытки, а также редактируется и готовится к изданию в типографии телефонный справочник администрации г. Хабаровска, готовится его электронная версия для размещения на сервере. Остальные материалы печатаются в порядке поступления. Срочные документы печатаются немедленно. Срочность печатания документов определяется начальником общего отдела управления Делами и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заказа. Документы, сданные в работу после 17.00, печатаются, как правило, на следующий день.
6.2.3. Поздравительные открытки изготавливаются в цвете за подписью Мэра города, вице-Мэра, первого заместителя Мэра, заместителей Мэра города.
6.2.4. Требования к рукописям, сдаваемым в печать