Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на традиционном бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).
7.1. Бланки документов
7.1.1. Документы, создаваемые в администрации г. Хабаровска на бумажном носителе, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
7.1.2. Установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения приведены в приложении N 16.
Образцы бланков документов администрации г. Хабаровска утверждаются Мэром города по согласованию с архивным отделом управления Делами.
7.1.3. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4, A5.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
35 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
В администрации г. Хабаровска применяются следующие бланки:
- общий бланк с угловым и продольным расположением реквизитов;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
7.1.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Схемы расположения реквизитов представлены в приложении N 17.
7.1.5. Бланки с воспроизведением герба г. Хабаровска и Хабаровского края изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам администрации г. Хабаровска. Изготовление гербовых бланков средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
7.1.6. Бланки администрации г. Хабаровска подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков.
7.1.7. Номерные гербовые бланки используются строго по назначению, подлежат учету ответственными за их выдачу лицами и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
7.1.8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков осуществляется по разрешению (поручению) Мэра г. Хабаровска. Соответствующие предложения вносятся управлением Делами вместе с образцами предлагаемых бланков.
7.1.9. Бланки не применяются для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов управления.
7.1.10. Организация работы по изготовлению и учету бланков администрации г. Хабаровска возлагается на управление Делами, которое:
- оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в полиграфическими предприятиями;
- осуществляет получение, учет поступления изготовленных бланков и выдачу их структурным подразделениям администрации г. Хабаровска.
7.1.11. Установлено, что:
- бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков;
- в структурных подразделениях бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;