5.1. Протокол
5.1.1. Протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии при Мэре города, комиссий, методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч и т.п.
5.1.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
Протоколирование совещания (заседания), сбор материалов по вопросам, выносимым на обсуждение, возлагается на секретаря комиссии или коллегиального органа и сотрудников администрации г. Хабаровска, готовивших вопросы к рассмотрению на совещании (заседании).
Протокол должен быть подготовлен не позднее 3 дней со дня совещания (заседания). Иные сроки подготовки документов на рассмотрение на совещании (заседании) и протокола могут устанавливаться положениями о коллегиальных и совещательных органах администрации г. Хабаровска.
5.1.3. Текст протокола совещания (заседания), как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты: "Председатель", "Заместитель председателя" (при наличии), "Секретарь", "Присутствовали".
Слова "председатель", "заместитель председателя" и "секретарь" печатаются от левой границы текстового поля, отделяются двумя межстрочными интервалами от заголовка и одним межстрочным интервалом друг от друга. С новой строки пишут слово "присутствовали" и фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, приглашенных на заседание, которые перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через 1 межстрочный интервал в режиме "точно" для ПЭВМ.
При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается, например:
Председатель: Заместитель председателя: Секретарь: Члены рабочей группы: | Безлепкин В.Д. |
Приглашенные: 25 человек (список прилагается). | |
Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.
После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными по центру через 2 - 3 интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения с фамилиями докладчиков. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?".
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ печатают от левой границы текстового поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.
Например:
СЛУШАЛИ:
(краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня.
ВЫСТУПИЛИ:
(краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается".
РЕШИЛИ:
(решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения). Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.
Каждый раздел печатается от левой границы текстового поля документа, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.
Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.
Решения печатаются в тексте протоколов полностью.
При наличии особого мнения по рассматриваемому вопросу его содержание записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
5.1.4. Допускается краткая форма составления протокола совещания при Мэре города. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.