9.1. Организация документооборота
9.1.1. Движение документов в администрации г. Хабаровска с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
9.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.
9.1.3. В документообороте администрации г. Хабаровска в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки; поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация (организационно-правовая, организационно-распорядительная и информационно-справочная корреспонденция).
9.1.4. Работа в АИС "МЭД" осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя АИС "МЭД", устанавливающей порядок функционирования электронной системы.
9.2. Прием, первичная обработка и распределение поступающих документов
9.2.1. Доставка документов в администрацию г. Хабаровска осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочно.
С помощью почтовой связи в администрацию г. Хабаровска доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
9.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, электронные письма, телефонограммы, электронные документы (по каналам АИС "МЭД" или СЭД Правительства Хабаровского края).
Официальным адресом электронной почты администрации города Хабаровска является cityhall@khv27.ru. (Абзац дополнительно включен Распоряжением Администрации города Хабаровска Хабаровского края от 16 января 2020 года N 9-р, изменен Распоряжением Администрации города Хабаровска Хабаровского края от 11 февраля 2021 года N 86-р - см. предыдущую редакцию).
9.2.3. Документы, поступающие в администрацию г. Хабаровска на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке работниками службы делопроизводства.
Электронные письма и прикрепленные файлы (далее - электронная корреспонденция), поступившие на официальный адрес электронной почты администрации города Хабаровска на имя Мэра города, Вице-Мэра города и заместителей Мэра города, принимаются и обрабатываются общим отделом управления Делами в порядке, предусмотренном для документов, поступающих в администрацию города Хабаровска на бумажном носителе. (Абзац дополнительно включен Распоряжением Администрации города Хабаровска Хабаровского края от 16 января 2020 года N 9-р).
Иная поступившая на официальный адрес электронной почты администрации города Хабаровска электронная корреспонденция, в том числе адресованная структурным подразделениям администрации города Хабаровска, общим отделом управления Делами принимается в электронном виде и сохраняется на сетевом диске «О». (Абзац дополнительно включен Распоряжением Администрации города Хабаровска Хабаровского края от 16 января 2020 года N 9-р).
Судебные извещения и вызовы передаются в бумажном виде через журнал рассылки документов структурных подразделений с указанием места хранения файла на сетевом диске «О». (Абзац дополнительно включен Распоряжением Администрации города Хабаровска Хабаровского края от 16 января 2020 года N 9-р).
При поступлении электронной корреспонденции на официальный адрес электронной почты администрации города Хабаровска общим отделом управления Делами распечатывается и передается в структурное подразделение по компетенции первая страница электронного письма с указанием на ней места хранения электронного документа на сетевом диске «О» в следующие сроки:
- в день поступления - для электронной корреспонденции, поступившей до 18.00 текущей даты;
- на следующий рабочий день - для электронной корреспонденции, поступившей после 18.00 текущей даты.
(Абзацы дополнительно включены Распоряжением Администрации города Хабаровска Хабаровского края от 16 января 2020 года N 9-р).
9.2.4. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.
Все поступившие конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"). При обнаружении некомплектности или повреждения конверта (бандероли) составляется акт в трех экземплярах: первый экземпляр остается в общем отделе, второй - приобщается к полученному документу, третий - направляется отправителю документа.
Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
Конверты с пометкой "лично" регистрируются в журнале учета выдачи корреспонденции (проставляется дата поступления и учетный номер) и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и рассмотрение.
Регистрации подлежат все документы за исключением следующих документов:
- юридические документы (исковые заявления, повестки);
- коммерческие предложения;
- рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок, плакаты, программы конференций, совещаний;
- поздравительные телеграммы и письма, пригласительные билеты;