10.1. Общие вопросы
10.1.1. Работа в системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края (далее - СЭД) осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя системы электронного документооборота, устанавливающей порядок функционирования электронной системы.
10.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией по делопроизводству.
10.1.3. В СЭД в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки:
- поступающая документация (входящая);
- отправляемая документация (исходящая);
- нормативные акты, направляемые для дальнейшего согласования (проекты постановлений, распоряжений Правительства Хабаровского края).
10.1.4. В администрации г. Хабаровска функционирует собственная система электронного документооборота - АИС "МЭД".
10.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
10.2.1. Документы, поступающие в администрацию г. Хабаровска посредством СЭД, принимаются в централизованном порядке работниками общего отдела управления Делами.
10.2.2. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, проверку наличия электронной подписи, наличия указанных в содержании документа приложений.
10.2.3. Входящая корреспонденция распечатывается. Проставляются исходящий номер, указанный в СЭД, и отметка - "Подписан ЭП".
10.2.4. Документы, поступившие через СЭД, регистрируются в АИС "МЭД" в первоочередном порядке день в день.
10.3. Регистрация отправляемых документов
10.3.1. Документы, подписанные Мэром города, Вице-Мэр города, заместителями Мэра города, передаются на регистрацию в общий отдел управления Делами. Общий отдел осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
10.3.2. Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в общем отделе управления Делами в день их подписания.
10.3.3. Исходящему документу присваивается следующий порядковый номер в соответствующем номенклатурном потоке, при этом ссылка на документ допускается только путем указания регистрационного номера СЭД.
10.4. Согласование проектов правовых актов Губернатора и Правительства Хабаровского края
10.4.1. Проект нормативного документа (далее - НД) направляемый на согласование в администрацию г. Хабаровска, распечатывается. Проставляется исходящий номер, указанный в СЭД.
10.4.2. Проект НД регистрируется в АИС "МЭД" вне очереди.
10.4.3. Согласование проекта НД непосредственно в администрации г. Хабаровска производится в течение трех рабочих дней с момента регистрации в АИС "МЭД" путем подписания листа согласования.
10.4.4. Если к проекту НД замечаний нет, то Мэр города либо лицо, исполняющее его обязанности, подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью файлы документа, приложений к нему, затем согласовывает сам проект НД в СЭД.
10.4.5. Если к проекту НД есть замечания, то они регистрируются службой делопроизводства администрации г. Хабаровска в СЭД как исходящий документ с замечаниями, при этом на вкладке "Замечания" задачи "Согласование проекта документа" необходимо указать его регистрационный номер и дату. Также можно описать суть замечаний и/или прикрепить файл с текстом исходящего документа.
После этого исходящий документ с замечаниями направляется обратно корреспонденту.