При подготовке документов администрации г. Хабаровска, Мэра города используются следующие реквизиты:
8.1. Изображения гербов Хабаровского края и города Хабаровска помещают на верхнем поле бланков документов администрации г. Хабаровска. Высота гербов - 17 мм, расстояние между гербами - 4 мм.
8.2. Наименование организации.
8.3. Справочные данные о структурном подразделении.
8.4. Код организации
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКНО).
8.5. Основной государственный регистрационный номер юридического лица.
Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) администрации г. Хабаровска проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
8.6. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет.
Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
8.7. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Дата проставляется цифровым способом в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 15.04.2014.
8.8. Номер документа.
8.9. Ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа.
8.10. Заголовок к тексту. Заголовок к документам формата A5 не составляется.
8.11. Подпись документа
Документы, направляемые первым должностным лицам в вышестоящие органы, подписываются Мэром г. Хабаровска или, по его поручению, Вице-Мэр г. Хабаровска.
Документы, направляемые другим организациям, ведомствам или частным лицам, подписываются Мэром г. Хабаровска, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
Если наименование должности состоит из двух и более строк, то подпись и расшифровка подписи с пробелом между инициалами и фамилией располагаются на уровне последней строки наименования должности.
В документах, составленных комиссией (актах), указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: