В Инструкции по делопроизводству используются следующие основные понятия:
- "документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
- "делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
- "документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации г. Хабаровска;
- "документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
- "служба делопроизводства" - структурное подразделение администрации г. Хабаровска, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации г. Хабаровска;
- "реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
- "подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
- "копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
- "регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
- "номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации г. Хабаровска, с указанием сроков их хранения;
- "дело" - совокупность документов (отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности администрации г. Хабаровска;
- "электронный документ" - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, в том числе подготовленный на утвержденном шаблоне электронного документа в соответствии с Инструкцией по делопроизводству;
- "электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе, создаваемая путем применения технологии сканирования;
- "сканирование документа" - получение электронного образа документа;
- "шаблон электронного документа" - бланк документа, представленный в электронной форме;
- "система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
- "электронный документооборот" - процесс создания электронных документов и обмена ими в администрации г. Хабаровска, структурных подразделениях с использованием АИС "МЭД".
Иные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.