Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
В администрации города составляются индивидуальные номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел администрации города.
Сводная номенклатура дел администрации города составляется на основе индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений, являющихся несамостоятельными источниками комплектования краевого государственного казенного учреждения "Государственный архив Хабаровского края" (далее - государственный архив).
Номенклатура дел печатается в трех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается под самостоятельным индексом в номенклатуру дел, второй - используется ответственным за делопроизводство (архив) в качестве рабочего, третий экземпляр передается в государственный архив.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях администрации города, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации города, их виды, состав и содержание.
12.1. Структурные подразделения администрации города, передающие самостоятельно документы постоянного срока хранения своего подразделения на хранение в государственный архив в последнем квартале предшествующего года составляют номенклатуру дел на предстоящий календарный год (приложение N 21).
12.1.1. Номенклатура дел структурного подразделения, являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива, подписывается специалистом, отвечающим за делопроизводство (архив), согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) или центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) подразделения, после чего утверждается руководителем структурного подразделения.
12.1.2. Номенклатура дел структурного подразделения, являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива, один раз в 5 лет согласовывается с научным экспертно-методическим советом (далее - НЭМС) государственного архива с последующим представлением для согласования (при необходимости) экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, после чего утверждается руководителем подразделения.
12.1.3. Согласованная с НЭМС государственного архива (при необходимости) ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, номенклатура дел структурного подразделения, являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива, в конце каждого года уточняется, перепечатывается, согласовывается с ЭК (ЦЭК) структурного подразделения, утверждается руководителем структурного подразделения и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
12.1.4. Вновь созданное структурное подразделение, являющееся самостоятельным источником комплектования государственного архива, а также подразделение, в структуре и функциях которого произошли коренные изменения (после официального их объявления), обязаны в месячный срок в установленном порядке, в соответствии с пунктами 12.1 - 12.1.4 Инструкции по делопроизводству, разработать, согласовать и утвердить номенклатуру дел.
12.2. Структурные подразделения, являющиеся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива и передающие централизованно, через общий отдел управления Делами, документы постоянного срока хранения своего подразделения на хранение в государственный архив (далее - несамостоятельные источники комплектования государственного архива) в последнем квартале предшествующего года составляют номенклатуру дел на предстоящий календарный год и на ее основе - перечень документов постоянного срока хранения.
12.2.1. Номенклатура дел и перечень подписываются специалистом, отвечающим за делопроизводство (архив), и представляются для согласования с ЭК (ЦЭК) структурного подразделения. После согласования номенклатура дел и перечень документов постоянного срока хранения утверждаются руководителем структурного подразделения.
12.2.2. Согласованные и утвержденные номенклатуры дел и перечни дел постоянного срока хранения на бумажном и электронном носителях ежегодно до 01 ноября представляются в общий отдел управления Делами.
12.2.3. На основе представленных номенклатур дел и перечней документов постоянного срока хранения общим отделом управления Делами составляются сводные номенклатура дел и перечень документов постоянного срока хранения администрации города.
12.2.4. Сводные номенклатура дел и перечень дел постоянного срока хранения подписываются составителем и ежегодно в конце календарного года направляются для согласования с ЦЭК администрации города, после чего представляются для утверждения заместителю Мэра города - управляющему Делами.
12.2.5. Общим отделом управления Делами в течение 10 рабочих дней из согласованных и утвержденных сводных номенклатуры дел и перечня документов постоянного срока хранения администрации города готовятся выписки, которые подписываются специалистом общего отдела, ответственным за делопроизводство, и утверждаются его руководителем, после чего направляются в структурные подразделения, являющиеся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива.
12.2.6. Сводные номенклатура дел и перечень документов постоянного срока хранения администрации города один раз в 5 лет представляются для согласования НЭМС государственного архива с последующим представлением (при необходимости) ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края для согласования.
12.2.7. Согласованные и утвержденные сводные номенклатура дел и перечень документов постоянного срока хранения администрации города в конце каждого года уточняются, перепечатываются, согласовываются с ЦЭК администрации города, утверждаются заместителем Мэра города - управляющим Делами и вводятся в действие с 01 января следующего календарного года.
12.2.8. Вновь созданное структурное подразделение, являющееся несамостоятельным источником комплектования государственного архива, а также подразделение, в структуре и функциях которого произошли коренные изменения (после официального их объявления), обязаны в месячный срок в установленном порядке, в соответствии с пунктами 12.2 - 12.2.7 Инструкции по делопроизводству разработать, согласовать и утвердить номенклатуру дел.
12.2.9. По окончании делопроизводственного года (до 31 января следующего года) структурные подразделения, являющиеся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива, предоставляют в общий отдел итоговую запись о категориях и количестве дел, заведенных в текущем году.
12.2.10. Названиями разделов в сводной номенклатуре дел являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации города.
12.1.10. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации города. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.
12.1.11. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
12.1.13. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Полнотекстовый электронный вариант сводной номенклатуры дел может быть выставлен на сервере администрации г. Хабаровска для общего пользования.
12.1.14. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.