13.1. Экспертиза ценности документов
13.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
13.1.2. Экспертиза ценности документов в администрации г. Хабаровска на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение.
13.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создаются постоянно действующие экспертные комиссии.
13.1.4. В администрации города действуют следующие экспертные комиссии:
- Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) администрации города (создается постановлением администрации города);
- Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) архивного отдела управления Делами администрации города (создается постановлением администрации города);
- Центральные экспертные комиссии (ЦЭК) структурных подразделений администрации города, имеющих подведомственные муниципальные учреждения и предприятия (создаются приказами структурных подразделений);
- экспертные комиссии структурных подразделений администрации города и их подразделений (создаются приказами структурных подразделений).
13.1.5. Функции и права экспертных комиссий всех уровней, а также организация их работы, определяется положениями о них.
13.1.6. Положение о ЦЭК администрации города согласовывается с ЦЭК администрации города и ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.
13.1.7. Положение об ЭПК архивного отдела управления Делами администрации города согласовывается с ЭПК архивного отдела и ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.
13.1.8. Положения о ЦЭК структурных подразделений администрации города согласовываются ЦЭК структурных подразделений и НЭМС государственного архива.
13.1.9. Положения об ЭК структурных подразделений, являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива, согласовываются с ЭК структурного подразделения и НЭМС государственного архива.
13.1.10. Положения об ЭК структурных подразделений администрации города, являющихся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива, согласовываются с ЭК структурного подразделения и ЦЭК администрации города.
13.1.11. Подразделения структурных подразделений администрации города могут создавать свои ЭК, положения о них согласовываются с ЭК (ЦЭК) вышестоящего структурного подразделения.
13.1.12. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения для передачи в государственный архив; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
13.1.13. Экспертиза ценности электронных документов, имеющих срок хранения в соответствии со сводной номенклатурой дел с отметкой "ЭПК", осуществляется исполнителем непосредственно при создании электронного документа или службой делопроизводства при регистрации электронного документа. В результате проведения экспертизы ценности возможен пересмотр срока хранения данного документа в сторону увеличения (дела временного срока хранения свыше 10 лет или постоянного срока хранения) в соответствии с критериями ценности данного документа и необходимости формирования дела на бумажном носителе для передачи на постоянное хранение.
Отметка "ЭПК" в сроке хранения дела означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно".
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
13.1.14. Экспертиза ценности документов постоянного и временного срока хранения, а также по личному составу, на бумажном носителе и в электронном виде, в структурных подразделениях администрации города, ежегодно организуется лицами, ответственными за ведение делопроизводства (архив), совместно с ЭК (ЦЭК) структурного подразделения.
13.1.15. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании типовых, ведомственных перечней и примерных номенклатур дел, а также Сводной и индивидуальных номенклатур дел путем полистного просмотра дел.
13.1.16. В делах постоянного срока хранения структурных подразделений администрации города подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
13.2. Оформление результатов экспертизы ценности документов
13.2.1. По структурными подразделениями, составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 23) и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи дел не составляются.
13.2.2. К фонду составляется историческая справка, которая дополняется при дальнейшем пополнении фонда, к описям - титульный лист и предисловие.
13.2.3. Организацию упорядочения документов постоянного хранения структурных подразделений, являющихся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива, осуществляет общий отдел управления Делами администрации города под непосредственным методическим руководством государственного архива. В результате описания составляется сводная опись дел постоянного хранения администрации г. Хабаровска, которая согласовываются с ЦЭК администрации города и утверждаются ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.
13.2.4. Согласованная и утвержденная сводная опись дел администрации города представляется заместителю Мэра города - управляющему Делами для утверждения.