Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы, создаваемые в органе местного самоуправления на бумажном носителе, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4, А5.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
35 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
3.1.3. В органах местного самоуправления применяются следующие бланки:
- общий бланк (для оформления справок, докладных записок, планов, отчетов, сводок с угловым или продольным расположением реквизитов);
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа (постановления, распоряжения) с продольным расположением реквизитов.
3.1.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
3.1.5. Бланки с воспроизведением герба края, герба муниципального образования изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам органа местного самоуправления.
Изготовление гербовых бланков средствами электронно-вычислитель- ной техники запрещается.
3.1.6. Гербовые бланки органа местного самоуправления подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета поступления бланков (приложение N 1).
3.1.7. Номерные гербовые бланки используются строго по назначению, подлежат учету службой делопроизводства и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
3.1.8. Состав видов и формы бланков, применяемых в органе местного самоуправления, утверждаются руководителем органа местного самоуправления по представлению службы делопроизводства. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков осуществляется по разрешению (поручению) руководителя органа местного самоуправления. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.
3.1.9. Гербовые бланки не применяются для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов управления.
3.1.10. Организация работы по изготовлению и учету гербовых бланков органа местного самоуправления возлагается на хозяйственную службу органа местного самоуправления, которая:
- получает от службы делопроизводства заявки на изготовление гербовых бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты);
- оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;
- осуществляет получение, учет поступления изготовленных гербовых бланков и выдачу их в службу делопроизводства.
3.1.11. Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления необходимо установить, что:
- бланки выдаются специалистам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях органа местного самоуправления (далее - структурное подразделение), под роспись в журнале учета выдачи бланков (приложение N 2);
- в структурных подразделениях бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;